Comunicación Escrita

Definición de comunicación escrita

La comunicación escrita y la oral son las dos formas que tenemos los seres humanos de comunicarnos. Como somos seres sociales, son habilidades esenciales que necesitamos para vivir en sociedad con los demás.

Nuestra capacidad de escribir se ha transformado con el tiempo. Donde antes eran dibujos, evolucionó hacia símbolos primitivos y luego hacia un sistema más codificado de letras y frases. Últimamente, la capacidad de escribir es aún más accesible gracias a la educación y a la evolución de la tecnología, que ha abaratado mucho la escritura. En 1820, sólo el 12% de las personas sabían escribir como nosotros, y hoy en día, cerca del 86% de la población mundial sabe leer y ^escribir1.

La comunicación escrita se utiliza en todo el mundo de diversas formas: cartas, correos electrónicos, blogs, mensajería instantánea, libros, periódicos, etc. La escritura se ha convertido en una parte intrínseca de nuestra humanidad e historia a lo largo de los milenios.

Habilidades de comunicación escrita

Como dijo Ernest Hemingway, y a diferencia de lo que muchos creen, la capacidad de escribir es una habilidad; no es algo innato que tengamos dentro. Pero, como ocurre con cualquier habilidad, puedes entrenar tu capacidad de escritura.

Aunque es difícil determinar un texto perfecto, hay muchos factores que influyen en la buena escritura. Para empezar a mejorar tu escritura, tienes que fijarte en los tres elementos que constituyen un texto:

• Elcontenido: lo que se escribe.

• Elestilo: la forma en que está escrito.

• La estructura: la forma en que se explica el contenido y su claridad para el lector.

Ahora puedes echar un vistazo a las habilidades concretas que pueden afectar directamente a estos elementos y, por tanto, mejorar tus habilidades de redacción:

• El contenido: tu contenido debe ser, por supuesto, interesante y agradable de leer.

=> Una forma de mejorar tu contenido es entrenar tu capacidad creativa.

• El estilo :tu estilo de escritura es algo que aprenderás con la práctica.

=> Una forma eficaz de mejorar tu estilo es asegurarte de que no cometes errores gramaticales ni de puntuación.

• La estructura: tu contenido debe estar bien estructurado y ser claro de leer.

=> Puedes mejorar tu estructura mejorando tu sentido lógico.

Importancia de la comunicación escrita

Desde que has empezado a leer correctamente, no has pasado un solo día de tu vida sin leer al menos una frase en alguna parte.

La comunicación escrita es un aspecto muy importante de la interacción humana por varias razones:

• Proporciona un registro permanente y tangible de la información que puede consultarse y utilizarse en cualquier momento.
• En los negocios, los documentos escritos sirven como acuerdos legalmente vinculantes y proporcionan claridad y seguridad en las transacciones.
• Desempeña un papel vital en la transmisión de ideas, el intercambio de conocimientos y la transmisión de información a través de grandes distancias y públicos diversos. Sin la comunicación escrita, gran parte de nuestra historia, cultura y descubrimientos científicos se perderían o caerían en el olvido.

Tipos de comunicación escrita

Aunque podemos escribir literalmente sobre cualquier cosa, sólo hay cuatro tipos de comunicación escrita en el lugar de trabajo: informativa, instructiva, transaccional y persuasiva.³

1. Informativa: Este tipo de escrito consiste en dar información sobre un tema concreto. Suele tener fines educativos y prácticos. Por ejemplo, puedes tener escritos informativos en un informe empresarial, libros académicos, biografías, etc.
2. Instructivo: Este tipo de escrito proporciona al lector información específica e instrucciones para realizar una tarea. Por lo general, la tarea se divide en partes fáciles de entender y reproducir para el lector. Por ejemplo, puedes encontrar este tipo de redacción en manuales de usuario, programas de formación, memorandos empresariales, etc.
3. Transaccional: Es especialmente relevante en la escritura comercial, en la que las personas intercambian información para realizar una transacción: intercambio de bienes o servicios, mantenimiento de relaciones comerciales, una propuesta comercial, etc. Por ejemplo, puedes encontrar esta escritura en correos electrónicos, facturas, contratos legalmente vinculantes, etc.
4. Persuasiva: La escritura persuasiva tiene como objetivo convencer a las personas de algo o de que realicen una acción concreta: comprar un producto, donar dinero, convencerlas de que un producto es mejor, etc. Puedes encontrar este tipo de redacción en anuncios, propuestas, comunicados de prensa, etc.

Ejemplos de comunicación escrita

Las personas utilizamos distintos tipos de canales de comunicación en función del receptor del mensaje, el contexto y el tipo de información que haya que ^enviar4:

• Cartas: Aunque hoy en día escribir cartas está un poco pasado de moda, se sigue utilizando prácticamente en todas partes para la correspondencia formal, como el envío de facturas, citaciones judiciales, etc.

• Correo electrónico: Aunque este canal de escritura sólo existe desde hace unas décadas, ahora es la norma para la comunicación empresarial.

• Libros: los libros existen desde hace miles de años, y aunque la gente lee más electrónicamente, sigue siendo una de las mejores formas de comunicar información sobre un tema concreto.

• Mensajería instantánea: ahora disponemos de tecnología que nos permite enviar mensajes a la gente al instante (por ejemplo, SMS, Whatsapp, etc.).

• Redes sociales: en el mundo actual, para bien o para mal, cualquiera puede dar su opinión y ser visto por todo el mundo.

• Sitios web: La gente escribe blogs, periódicos y otros sitios web informativos para compartir información y comunicarse.

Como puedes ver, ahora tenemos acceso a muchas formas de comunicar mensajes escritos. Éstos son sólo algunos ejemplos de los muchos otros canales entre los que podemos elegir el mejor método de comunicación.

Ventajas de la comunicación escrita

La comunicación escrita ofrece muchas ventajas:

1. Documentación y conservación: Los documentos escritos proporcionan un registro permanente de la comunicación que puede almacenarse, recuperarse y consultarse en cualquier momento. Esto ayuda a evitar malentendidos y conflictos que pueden surgir de la comunicación verbal.

2. Claridad y precisión: Escribir te permite considerar cuidadosamente tu mensaje, elegir sabiamente tus palabras, y editar y revisar según sea necesario para garantizar que tu mensaje es claro, conciso y sin errores.

3. Mayor alcance: La comunicación escrita puede distribuirse fácilmente a una gran audiencia en todo el mundo. Tu mensaje puede llegar a un público más amplio que el que puedes comunicar verbalmente.

4. Legalmente vinculante: Los documentos escritos pueden utilizarse como prueba en procedimientos judiciales y pueden servir como acuerdos legalmente vinculantes entre las partes. Esto proporciona seguridad y claridad en las transacciones comerciales y otros asuntos legales.

5. Flexibilidad: La comunicación escrita proporciona flexibilidad en cuanto a cuándo y dónde se pueden entregar y recibir los mensajes. Puedes escribir y enviar mensajes en cualquier momento, y los destinatarios pueden leerlos y responder a ellos cuando les convenga.

Desventajas de la comunicación escrita

Las desventajas de la comunicación escrita son

• Escribir un documento perfecto lleva más tiempo que hablar el mismo mensaje en voz alta, lo que puede ralentizar la comunicación.
• Escribir requiere materiales como papel, tinta, un bolígrafo, un ordenador o una conexión a Internet, que pueden ser costosos o inaccesibles.
• Una vez que algo está escrito y publicado, es difícil cambiarlo, lo que puede causar malentendidos o problemas legales.
• No todo el mundo sabe leer y escribir y puede entender la información escrita, lo que puede limitar la audiencia de la comunicación escrita.

La comunicación escrita forma parte de la historia de la humanidad, y mientras nuestra especie siga viva, lo más probable es que sigamos escribiendo y compartiendo nuestras historias con los demás.