Comunicación Oral

Tipos de comunicación oral

La comunicación oral se utiliza con diversos fines en el lugar de trabajo y es una forma de comunicación de uso frecuente. Entre los tipos de comunicación oral se incluyen:

• Reuniones,

• Discusiones,

• Conversaciones cara a cara,

• Discursos,

• Conversaciones telefónicas, etc.

Las conversaciones orales en el lugar de trabajo pueden ser formales o informales. En el lugar de trabajo, la comunicación oral es crucial para:

• Reuniones - pueden ser formales e informales, según los participantes y la naturaleza del debate.

• Videoconferencia - permite la comunicación oral con participantes de todo el mundo.

• Teléfono - las comunicaciones telefónicas son habituales en el lugar de trabajo, sobre todo dentro de los edificios de oficinas.

• Comunicaciones formales - la comunicación oral con directivos y clientes es frecuente en el lugar de trabajo. Estas conversaciones son formales y precisas.

• Comunicacionesinformales - las conversaciones con compañeros de trabajo cercanos y otras personas que conocemos personalmente son tipos informales de comunicación.

• Elevator pitch - debe ser rápido y preciso, y la comunicación oral es la mejor forma de conseguirlo. Un discurso de ascensor consiste en transmitir un punto crítico a alguien y conectar con él en 30 segundos.

• Discursos en el lugar de trabajo - un discurso en el lugar de trabajo puede formar parte de distintas situaciones laborales, como una función relacionada con el trabajo. La capacidad de pronunciar un discurso contundente y coherente exige unas habilidades orales bien desarrolladas.

• Presentaciones en el lugar de trabajo - unas habilidades orales bien desarrolladas son cruciales para hacer las mejores presentaciones. Las presentaciones pueden ser una parte fundamental del lugar de trabajo, dependiendo de la naturaleza del mismo^.1

Habilidades de comunicación oral

La comunicación oral puede ser delicada. Una palabra equivocada puede ofender a alguien. El orador puede no haber sido claro al comunicarse. El orador puede parecer maleducado, aunque no fuera su intención. Para evitar malentendidos y garantizar que los mensajes se comunican bien, será útil poseer las siguientes habilidades:

• Escucha activa,

• Preguntar,

• Comprender las señales no verbales,

• Aclarar, y

• Reforzar

Escucha activa

Al comunicarnos oralmente, es fundamental dedicar tanta energía a la escucha activa como la que dedicaríamos a hablar activamente.

Para ayudar al receptor a escuchar activamente al orador, intenta evitar las distracciones. Mantén la mente abierta cuando la persona esté hablando. Si el receptor espera que el orador diga algo que él quiere oír, tendrá juicios de valor, que posiblemente le impidan escuchar activamente al orador.

Es fundamental ser objetivo cuando el orador está hablando. Comprende el objetivo del orador y después formula las preguntas en lugar de cuando exprese sus pensamientos.

Preguntas

Es habitual tener preguntas sin respuesta después de que alguien haya hablado. Hacer preguntas para evitar malentendidos es crucial para la comunicación oral. En algunos casos, también puede servir para iniciar una conversación. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas. Las preguntas abiertas fomentan una conversación más elaborada, en la que el interlocutor habla más extensamente. En el caso de las preguntas abiertas, el interlocutor tiene más margen para expresarse.

Las preguntas cerradas no dejan mucho espacio para la autoexpresión por parte del que responde. No son muy atractivas para iniciar una conversación, pero ayudan a no salirse del tema y a recibir respuestas rápidas.

Comprender las señales no verbales

La postura, la expresión facial, el lenguaje corporal y otras señales no verbales de una persona pueden ayudar a los demás a entender cómo se siente. Pueden ayudar a determinar si los oyentes comprenden el objetivo de la conversación. Las señales no verbales pueden ser muy ruidosas si se observan con atención. El tono de una conversación y la apariencia personal también se consideran indicios no verbales.

Aclarar

El objetivo último de la comunicación en el lugar de trabajo es comprender el mensaje. Incluso después de escuchar activamente al orador, algunos puntos pueden quedar poco claros. Siempre es mejor asegurarse de que el receptor ha entendido correctamente para evitar problemas en el futuro. El orador también puede aprender a comunicar los puntos de forma más eficaz mediante aclaraciones.

Reforzar

Animar la discusión y al orador mediante señales no verbales se conoce como refuerzo. Implica mantener el contacto visual, asentir con la cabeza en señal de acuerdo o desacuerdo, etc. Muestra el interés del receptor y aumenta la confianza del orador. El refuerzo fomenta la participación en la conversación y crea compenetración entre el grupo.

Estrategias de comunicación oral

Es esencial asegurarse de que el mensaje se recibe de forma clara y correcta. Hay algunas estrategias que te ayudarán a conseguir este objetivo.

• Dejar claro el objetivo - es más fácil que los receptores reciban y comprendan la información entregada si saben por qué la están recibiendo.

• Entregacomprensible - formular el mensaje en un lenguaje claro y sencillo ayudará a transmitirlo sin problemas a los receptores.

• Transmitir información objetiva: garantizar la veracidad de la información es fundamental a la hora de transmitir un mensaje. Si no lo haces, no obtendrás el resultado deseado y además pondrás en juego la credibilidad del emisor.

• Proporciona información completa : asegúrate de proporcionar información completa al comunicarte. Ayudará a evitar más confusión y consumo de tiempo.

• Ten en cuenta el tono - el tono de la conversación desempeña un papel importante a la hora de influir en el receptor. Ayuda a mantener la atención de los oyentes cuando sonamos educados y amables al transmitir un mensaje.

• Sésincero - la sinceridad en la comunicación es esencial y muy apreciada en el lugar de trabajo. Incluso al dar noticias desagradables, los empleados esperan honestidad.

Ventajas de la comunicación oral

La comunicación oral se caracteriza por un alto nivel de transparencia y comprensión; por eso es uno de los tipos de comunicación preferidos en los negocios. Comunicarse oralmente con los socios comerciales nos ayuda a transmitir un mensaje con rapidez, y permite flexibilidad en el cambio de decisiones. Además, nos ayuda a analizar la situación a partir del tono y las señales no verbales de los participantes. Otras ventajas de la comunicación oral son las siguientes

• Forma económica de comunicación.

• Respuestas y retroalimentación rápidas,

• Flexibilidad,

• Mayor nivel de transparencia que la comunicación escrita,

• Más personal;

• Más persuasiva.

Desventajas de la comunicación oral

A pesar de ser un método de comunicación productivo y rápido, la comunicación oral tiene su propio conjunto de desventajas, y son las siguientes:

• Es una forma de comunicación informal y que requiere mucho tiempo.

• La retención del mensaje en la memoria puede ser difícil.

• No queda constancia de lo que se dijo.

• No tiene validez legal.

• No es adecuada para transmitir mensajes largos y críticos.

Ejemplos de comunicación oral

Algunos ejemplos de comunicación oral en la empresa son

• Presentaciones: En las empresas, suelen utilizarse para vender productos o lanzar nuevas ideas. Un buen presentador necesita habilidades verbales y no verbales claras y directas para transmitir su mensaje.
• Videollamadas: En los últimos años, con el aumento de la popularidad del trabajo a distancia, las videollamadas se están convirtiendo en una forma cada vez más popular de comunicación en la empresa. Al igual que en las reuniones cara a cara, la escucha activa y el uso de un lenguaje claro son muy importantes durante las videollamadas en línea.
• Llamadas telefónicas: En el entorno empresarial, la comunicación telefónica se sigue utilizando mucho, sobre todo para contactar con clientes. En esta forma de comunicación oral, el tono de voz, el ritmo y la entonación influyen mucho en la eficacia de la llamada.