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- Theo Gold 1
Igual que puedes viajar de un destino a otro negando las direcciones en un mapa, también puedes transmitir tus mensajes a los demás en un camino sistemático llamado proceso de comunicación.
El proceso de comunicación en el lugar de trabajo
Unas buenas habilidades de comunicación son fundamentales para el éxito de las comunicaciones empresariales. Tan importante como los mensajes y las herramientas de comunicación es el proceso de comunicación, que define la ruta que transmite la información de una persona a otra en el lugar de trabajo.
Un proceso de comunicación consta de pasos entre una fuente y un receptor que determinan la transferencia y comprensión del significado.
Dado que la comunicación es una tarea compleja y sofisticada, tener un proceso de comunicación claro puede ayudar a dividir el ciclo de comunicación en pequeñas partes que sean sencillas de ejecutar por los emisores y fáciles de entender por los receptores.
Hay múltiples razones por las que un proceso de comunicación es de gran importancia para una comunicación eficaz, entre las cuales las más destacadas son:
El proceso de comunicación puede coordinar a las personas en un ciclo de intercambio de información similar e interactivo.
El proceso de comunicación facilita la toma de decisiones durante las distintas fases de la comunicación.
El proceso de comunicación puede mejorar la transparencia jerárquica organizativa general y la cooperación entre todos los actores de un ciclo de comunicación compartido.
Diagrama del proceso de comunicación
Al igual que un mapa, podemos visualizar el proceso de comunicación como un diagrama que puede guiar eficazmente a las organizaciones a lo largo de sus viajes de comunicación. En este apartado, examinaremos más detenidamente los distintos elementos del proceso de comunicación de un diagrama de proceso de comunicación típico y cómo puede ilustrarse dicho diagrama en un viaje de comunicación de la vida real.
Elementos del proceso de comunicación
Partiendo de una breve visión general de los elementos del proceso de comunicación, un diagrama del proceso de comunicación visualiza la forma en que el mensaje de comunicación viaja del emisor al receptor a lo largo de su ciclo de comunicación.
Hay ocho elementos principales de un diagrama de proceso de comunicación, que son:
El emisor: el que envía el mensaje de comunicación.
Lacodificación : el proceso de codificar el mensaje de comunicación en palabras, símbolos y gestos que puedan transmitir un significado.
El mensaje es el contenido de la información codificada en palabras, signos o símbolos.
Elcanal: el medio, conocido como canales de comunicación, es por donde puede distribuirse el mensaje de comunicación.
El receptor : el que recibe el mensaje de comunicación.
Ladescodificación: descodificación del mensaje de comunicación en su significado previsto por el receptor.
Ruido : cualquier cosa que pueda interferir en el proceso de comunicación entre el emisor y el receptor.
Laretroalimentación se produce cuando el emisor y el receptor comprueban entre sí que el mensaje de comunicación ha transmitido el significado previsto.
¿Cuál es el elemento más importante en un proceso de comunicación?
En realidad, cada uno de los ocho elementos es tan importante como el otro. Si falta un elemento, el proceso de comunicación estará abocado al fracaso por falta de transparencia y de puntos de contacto coordinados.
Pasos del proceso de comunicación
En consecuencia, hay cinco pasos en el proceso de comunicación que pueden ayudar a los comunicadores a recorrer su camino hacia la conquista de una comunicación eficaz.3
Paso1 -Formación de la idea: Cuando un emisor desea comunicar una idea, se embarca en el primer paso de la formación de la idea. Para ello, el emisor debe darse cuenta de la finalidad y el contenido de la idea con la mayor claridad posible. Preguntas como "¿Qué quieres conseguir?" o "¿Cómo quieres que el receptor entienda tu idea?" pueden ayudar a desarrollar una idea precisa.
Paso 2 - Codificación del mensaje: en este paso, el emisor tiene que codificar la idea en palabras, símbolos o gestos para transmitir su significado. Tanto si se trata de un tipo de comunicación verbal, no verbal o escrita, el emisor debe tener muy en cuenta los antecedentes y la cultura del receptor para minimizar las posibilidades de malinterpretación.
Paso 3 - Transmisión del mensaje: este paso requiere que el emisor elija un canal de comunicación adecuado para enviar la idea. El canal de comunicación elegido debe coincidir con el contexto de la idea y estar al alcance del receptor.
¿Qué son los canales de comunicación?
¡Lee nuestra explicación sobre los Canales de Comunicación para saber más sobre los distintos medios de comunicación!
Paso 4 - Descodificación: este paso implica que el receptor descodifique el mensaje en su significado original. En consecuencia, el receptor intentará traducir la palabra, el símbolo y el gesto recibidos para comprender el mensaje del emisor. Sin embargo, durante este paso, el receptor debe ser muy consciente de las influencias negativas de los ruidos de la comunicación.
Paso 5 - Retroalimentación: tras enviar y recibir el mensaje de comunicación, tanto el emisor como el receptor deben iniciar el paso final de retroalimentación, que garantiza que el mensaje se ha comunicado con el significado previsto.
Ruido en el Proceso de Comunicación
La barrera comunicativa más visible es el ruido del proceso de comunicación.
El ruido del proceso de comunicación implica cualquier barrera que pueda socavar o impedir un proceso de comunicación eficaz del emisor al receptor. 4
Los ruidos del proceso de comunicación por parte del receptor pueden impedirle oír correctamente el mensaje del emisor o comprenderlo con claridad. Desde el punto de vista del emisor, los ruidos del proceso de comunicación pueden dificultarle la comunicación eficaz de sus ideas al receptor.
¿Cuáles son los tipos habituales de ruidos del proceso de comunicación?
Hay varios tipos de ruidos del proceso de comunicación: ruido físico, ruido psicológico, ruido fisiológico, ruido semántico, ruido cultural, ruido técnico y ruido organizativo. Por ejemplo, el ruido físico, como el ruido de una clase o de un avión despegando cerca, puede socavar la calidad del mensaje de comunicación de un emisor. Del mismo modo, las barreras culturales en los valores, creencias y actitudes de los individuos implican el ruido cultural que puede dar lugar a una interpretación errónea de los mensajes de comunicación.
Ejemplo de proceso de comunicación
Intentemos situar los elementos y pasos del proceso de comunicación en un contexto de la vida real para comprender mejor cómo se produce la comunicación en el trabajo.
Linda es la directora de marketing de una marca de moda. Antes de lanzar oficialmente la próxima campaña de marketing de la marca, necesita ultimar el presupuesto de la campaña.
Para ello, Linda ha seguido el proceso de comunicación en 5 pasos:
- Paso 1 - Formación de la idea: Linda determina una estimación de su idea presupuestaria y cómo se asignará el presupuesto. A continuación, determina el receptor: las partes interesadas relacionadas que deben aprobar el presupuesto. En este caso, son el director general y los inversores de la empresa.
- Paso 2 - Codificación: Linda codifica sus mensajes relacionados con el presupuesto en los tipos de comunicación más adecuados para sus receptores. Linda sabe que al equipo directivo le importan más los objetivos organizativos a gran escala , por lo que debe codificar sus ideas en una breve presentación con estadísticas y datos válidos.
- Paso 3 - Transmisión del mensaje: Linda comprende que el equipo directivo está ocupado y que es difícil persuadirlo, así que reserva con antelación suficiente un hueco de 30 minutos para una reunión cara a cara.
- Paso 4 -Descodificación: Linda presenta su idea durante la reunión mientras el equipo directivo la escucha. El equipo directivo interactúa con la presentación de Linda y discuten entre ellos para descodificar sus mensajes.
- Paso 5 - Feedback: al final de la reunión, el equipo directivo proporciona un feedback general directamente a Linda. Además, después intercambian correos electrónicos de seguimiento sobre las ideas presupuestarias para ultimar una decisión.
El proceso de comunicación requiere que todos los actores sean activos a la hora de emitir y recibir mensajes de comunicación. De hecho, este proceso es a menudo más fácil de decir que de hacer, dadas las diversas barreras de comunicación que pueden impedir que los mensajes de comunicación se entiendan correctamente en función de sus significados previstos. Hasta ahora, ¿cómo te sientes recorriendo la complicada pero gratificante ruta de la comunicación eficaz?
Proceso de comunicación - Puntos clave
- Un proceso de comunicación consta de pasos entre una fuente y un receptor que determinan la transferencia y comprensión del significado.
- Hay ocho elementos principales en un diagrama de proceso de comunicación: el emisor, la codificación, el mensaje, el canal, el receptor, la descodificación, el ruido y la retroalimentación.
- El ruido de un proceso de comunicación implica cualquier barrera que pueda socavar o impedir un proceso de comunicación eficaz del emisor al receptor.
- Hay cinco pasos en un proceso de comunicación: formación de la idea, codificación, transmisión del mensaje, descodificación y retroalimentación.
Referencias
- Bruce Burstein La comunicación es tu billete hacia el éxito, si prestas atención y aprendes a hacerlo con eficacia. -Theo Gold. 2020. https://thestructuredconversation.com/communication-is-your-ticket-to-success-if-you-pay-attention-and-learn-to-do-it-effectively-theo-gold/
- Robbins Stephen y Judge Timothy. Comportamiento Organizativo. 2014.
- Séneca. El Proceso de Comunicación. 2022. https://pressbooks.senecacollege.ca/buscomm/chapter/1-3-the-communication-process/#:~:text=El%20proceso%20de%20comunicación%20tiene%20cinco,pasos%20del%20proceso%20de%20comunicación.
- La Vaca Insonorizada. Cómo afecta el ruido a la comunicación. https://www.soundproofcow.com/how-noise-affects-communication/#:~:text=El%20ruido%20en%la%comunicación%20puede%20definirse,escuchar%20el%20mensaje%20del%20emisor%20correctamente.
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