Tipos de Inventario

Tipos básicos de existencias en contabilidad

Tradicionalmente, los tipos básicos de inventario en contabilidad pueden dividirse en cuatro categorías principales:

• Inventario de Materias Primas
• Inventario de productos en curso (WIP)
• Inventario de productos terminados
• Inventario de bienes MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)

Inventario de materias primas

Las distintas industrias tendrán varios tipos de materias primas. Por ejemplo, una panadería podría considerar la harina y el azúcar como materias primas, mientras que un fabricante de automóviles podría incluir el acero, el vidrio y el caucho en su inventario de materias primas.

Inventario de trabajo en curso (WIP)

En términos de etapas, el inventario WIP se encuentra entre las materias primas y los productos acabados. Esta categoría es importante porque ayuda a las empresas a seguir el progreso del proceso de producción y a gestionar la rotación del inventario.

Inventario de productos acabados

Son los productos que han pasado por el proceso de producción y ya están listos para los clientes. Controlar el inventario de productos terminados permite a las empresas gestionar eficazmente su oferta para satisfacer la demanda, evitar el exceso de existencias y mejorar el flujo de caja.

Inventario de bienes MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)

El inventario MRO puede consistir en suministros de limpieza, equipos de seguridad, piezas de maquinaria y material de oficina. Las empresas necesitan gestionar adecuadamente el inventario MRO para evitar interrupciones en sus operaciones.

Familiarizarse con los tipos de gestión de inventarios

Comprender las variedades de gestión de inventarios es un aspecto crucial para crear una cadena de suministro eficiente y con éxito. Los distintos tipos de técnicas de gestión de inventarios pueden ayudar a tu empresa con el control preciso de las existencias, la previsión de la demanda y la aplicación de prácticas de almacenamiento eficaces. Esta sección te guiará a través de tres metodologías clave de gestión de inventarios: Periódico, Perpetuo y Justo a Tiempo.

Gestión periódica del inventario

Este método, aunque menos preciso que los modernos sistemas digitales, sigue siendo muy utilizado, sobre todo por las empresas más pequeñas. La sencillez de la gestión periódica del inventario la convierte en un método rentable, que evita la inversión en sistemas de software avanzados.

Sin embargo, este método tiene sus defectos. El intervalo entre cada recuento físico puede dificultar la captura precisa de artículos dañados o perdidos. También limita a las empresas en el seguimiento de los datos de inventario en tiempo real, lo que puede dar lugar a situaciones de exceso de existencias o desabastecimiento.

Con este sistema, el coste de las mercancías vendidas (COGS) se determina mediante la siguiente fórmula:

Las "Existencias iniciales" son las existencias al comienzo del periodo, las "Compras" son las existencias adicionales adquiridas a lo largo del periodo, y las "Existencias finales" son las existencias restantes tras las ventas.

Gestión del Inventario Perpetuo

La gestión del inventario perpetuo requiere sistemas más sofisticados, como el código de barras o la identificación por radiofrecuencia (RFID). Estas tecnologías permiten el seguimiento de las existencias en tiempo real, proporcionando datos de inventario precisos.

Un sistema de este tipo reduce significativamente el riesgo de exceso o falta de existencias, permite responder más rápidamente a los cambios en la demanda y puede ayudar a las empresas a mantener niveles óptimos de inventario. Sin embargo, requiere una supervisión constante y una mayor inversión en automatización y tecnología.

Gestión del Inventario Justo a Tiempo (JIT)

La gestión de inventarios JIT gira en torno al concepto de eficiencia: tener la cantidad adecuada de existencias, en el momento adecuado. Implica recibir las mercancías sólo cuando se necesitan en el proceso de producción, lo que reduce los costes de inventario y aumenta la eficiencia.

Sin embargo, este sistema depende en gran medida de que los proveedores entreguen los materiales con prontitud, lo que, si no se gestiona bien, puede provocar paradas en la producción y las ventas. Además, cualquier aumento repentino de la demanda tampoco puede satisfacerse rápidamente con este sistema debido a los bajos niveles de existencias.

Aunque el sistema JIT puede ser muy beneficioso para las empresas con periodos cortos de mantenimiento de existencias o altos índices de rotación, requiere un alto nivel de colaboración con los proveedores, una previsión precisa de la demanda y procesos de producción ágiles.

Ejemplificación de los tipos de inventario con ejemplos reales

Los ejemplos del mundo real pueden ofrecer una comprensión más clara del papel que desempeñan los distintos tipos de inventario en diversas industrias. Si nos fijamos en los sectores minorista y manufacturero, determinados tipos de inventario son más frecuentes, y estas empresas gestionan su inventario de formas únicas para impulsar la eficiencia y la rentabilidad.

Ejemplos de tipos de inventario en el comercio minorista

Los comercios minoristas suelen tratar con un surtido de mercancías, y gestionarlas eficazmente resulta clave para sus operaciones. Aquí arrojaremos luz sobre ejemplos de varios tipos de inventario que se ven en el sector minorista.

Por ejemplo, una tienda de ropa al por menor como Marks & Spencer clasificaría todos sus artículos de ropa, como camisas, pantalones, vestidos y zapatos, como existencias de mercancías. Su objetivo es vender estos artículos a los consumidores finales.

Una tienda de comestibles popular como Tesco, por ejemplo, puede mantener un inventario de reserva de alimentos básicos como el pan, la leche y los huevos, que tienen una demanda constante. Esto garantiza que no se quedarán sin existencias en las horas punta de las compras o en cualquier contratiempo de la cadena de suministro.

Ejemplos de tipos de inventario en la fabricación

El perfil de inventario de las empresas de fabricación difiere significativamente del de los minoristas, ya que se dedican a la creación de bienes en lugar de a su mera venta. He aquí un vistazo a ejemplos de tipos de inventario en la industria manufacturera.

Una empresa de fabricación de automóviles como Aston Martin, por ejemplo, tendría un considerable inventario de materias primas compuesto por elementos como aluminio, acero, vidrio y plásticos, que son esenciales para la producción de sus coches de lujo.

Para ilustrarlo, veamos una empresa de fabricación de smartphones como Samsung. Durante la producción, habría una fase en la que la placa de circuitos está lista, la carcasa está moldeada, pero estas piezas aún no están ensambladas. Este estado del smartphone se clasificaría como inventario de trabajo en curso.

Por ejemplo, en el caso de una empresa de fabricación de cosméticos como Lush, una vez que los jabones, las bombas de baño o las lociones están totalmente fabricados, envasados y listos para ser enviados a los puntos de venta o a los clientes, se clasifican como inventario de productos terminados.

Profundizar en los tipos de sistemas de gestión de inventario

El sistema de gestión de inventarios que adopte una empresa puede afectar significativamente a su eficacia operativa y, en consecuencia, a su rentabilidad. Un seguimiento eficaz del inventario -saber qué cantidad de un producto concreto hay disponible, en qué parte del almacén se encuentra y cuándo debe reponerse- contribuye de forma vital a una toma de decisiones más informada y basada en datos. Esta sección proporciona los fundamentos de los sistemas de gestión de inventarios manuales y automatizados.

Sistema manual de gestión de inventarios

Los sistemas manuales pueden ser rentables y sencillos para las pequeñas empresas con una gama limitada de existencias. Permite a estas empresas tener un cierto nivel de control sobre su inventario sin necesidad de grandes conocimientos técnicos ni de invertir en software.

Las tareas clave de la gestión manual del inventario son

• Registrar individualmente cada llegada y salida de productos
• Realizar periódicamente auditorías físicas del inventario
• Actualizar manualmente los niveles y ubicaciones del inventario
• Elaborar informes basados en los datos registrados

Sin embargo, los sistemas manuales suelen presentar varios inconvenientes importantes:

• Pueden requerir mucho tiempo y ser propensos al error humano.
• Los datos pueden no ser tan fácilmente accesibles o visualizables como en los sistemas digitales.
• Falta información en tiempo real, lo que limita la capacidad de tomar decisiones rápidas basadas en los datos actuales.
• Las posibilidades de ampliación son limitadas, lo que dificulta el crecimiento y la expansión.

Además, con los sistemas manuales, funcionar según el principio de "primero en entrar, primero en salir" (FIFO) o "último en entrar, primero en salir" (LIFO) resulta engorroso cuando el inventario de una empresa empieza a crecer. En consecuencia, también aumenta el riesgo de sobreventas, situaciones de falta de existencias y disminución de los niveles de satisfacción de los clientes.

Sistema automatizado de gestión de inventarios

Muchas empresas modernas se están pasando a los sistemas automatizados debido a su eficacia, precisión y a la facilidad con la que permiten controlar diversos inventarios. Estos sistemas agilizan el proceso de gestión del inventario y facilitan a las empresas el seguimiento de las tendencias de ventas y el rendimiento de los productos, lo que permite tomar mejores decisiones empresariales.

Entre las ventajas de los sistemas automatizados de gestión de inventarios se incluyen:

• Seguimiento del inventario en tiempo real, lo que permite tomar mejores decisiones
• Mayor precisión y menos errores
• Ahorro de tiempo y costes gracias a la reducción de los procesos manuales
• Fácil integración con otros sistemas empresariales
• Mayor visibilidad de los niveles y tendencias del inventario

Dos tipos populares de sistemas automatizados de gestión de inventarios son el Sistema de Código de Barras y el Sistema de Identificación por Radiofrecuencia (RFID).

Sistema de código de barras

El código de barras de un artículo, al ser escaneado, envía los datos codificados al sistema, que los interpreta y registra como una operación de inventario. Puede tratarse de la compra de materias primas, la venta de productos acabados, devoluciones de productos o recuentos de inventario.

Utilizar un sistema de código de barras ofrece varias ventajas:

• Mayor precisión y eficacia
• Gestión racionalizada del inventario
• Reducción de los errores humanos
• Seguimiento e informes en tiempo real

Sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID)

Un sistema RFID consta de tres partes: una etiqueta RFID, un lector RFID y una antena. Las etiquetas RFID contienen un circuito integrado y una antena, que transmiten datos al lector RFID (también llamado interrogador). A continuación, el lector convierte las ondas de radio en datos utilizables, que se envían al sistema de gestión de inventarios.

Un sistema RFID puede ayudar significativamente a la gestión del inventario, mejorando la precisión, la velocidad y permitiendo la visibilidad en tiempo real de los niveles y ubicaciones del inventario. Este sistema también ayuda a reducir los robos, ya que los productos etiquetados pueden rastrearse por toda la tienda.

Desentrañar conceptos erróneos: Qué no es un tipo de inventario

Al aprender sobre los tipos de inventario, es esencial distinguir entre las formas reales de inventario y algunos conceptos erróneos comunes. Desenmascarando estos malentendidos, podrás adquirir una imagen más precisa de los tipos de inventario y aplicar este conocimiento a tu negocio con mayor eficacia.

Inventario de servicios: Un concepto erróneo

El inventario, por definición, se refiere a los activos tangibles que una empresa tiene en su poder con la intención de vender o producir bienes. En cambio, los servicios son intangibles: no se pueden tocar, almacenar ni ver físicamente. Servicios como la peluquería, la consultoría o los seguros son ejemplos de ello.

Además, los servicios presentan características claramente distintas del inventario físico. Los servicios suelen producirse y consumirse simultáneamente, a diferencia de los productos tangibles, que se producen, se almacenan y luego se consumen. Por tanto, las técnicas de gestión de inventarios, que implican el almacenamiento, seguimiento y control de artículos físicos, no son aplicables a los servicios.

De hecho, el término "Inventario de Servicios" puede causar confusión. Es preferible utilizar el término "Capacidad de Servicio" cuando se habla de la capacidad de realizar transacciones de servicios que puedan satisfacer la demanda prevista. Destaca la capacidad del proveedor para prestar un servicio, en lugar de almacenarlo.

Inventario digital: Un malentendido habitual

El inventario digital no se refiere a productos físicos en el sentido tradicional. En cambio, suele referirse a activos digitales como libros electrónicos, productos de software, música digital o incluso espacio publicitario en un sitio web. Aunque estos artículos pueden constituir efectivamente las existencias de una empresa, su naturaleza digital los hace infinitos y reponibles al instante, lo que los distingue del inventario finito tradicional.

Por ejemplo, si una empresa vende licencias de software, cuando se vende una no se reduce su inventario, ya que se puede generar otra al instante. Esto contrasta con un producto físico, como una camiseta, donde cada venta reduce el inventario del vendedor.

Inventario de efectivo: Una noción falsa

El inventario se refiere a los activos que posee una empresa y que están en forma de bienes listos para la venta o que se convertirán en tales bienes. El efectivo, en cambio, es un medio de cambio y un depósito de valor, pero no es un bien vendible. Es el resultado de vender existencias o prestar un servicio, no algo que una empresa venda.

De hecho, el término puede confundir, ya que las empresas deben manejar el efectivo con precisión, realizando recuentos rutinarios, sobre todo en el comercio minorista o en cualquier sector que maneje mucha moneda física. Pero es más adecuado denominar a esto "Gestión del Efectivo" en lugar de considerarlo una forma de inventario.

Al final, diferenciar el inventario tangible de interpretaciones erróneas como "Inventario de servicios", "Inventario digital" e "Inventario de efectivo" solidifica tu comprensión de los tipos de inventario, permitiéndote gestionar y equilibrar los activos de tu empresa con mayor eficacia.

Una mirada de cerca a los tipos de control de inventario

El control de inventario se refiere a las estrategias que utilizan las empresas para maximizar los beneficios, minimizar los costes y gestionar eficazmente sus existencias. Los distintos tipos de control de inventario ofrecen métodos únicos para gestionar las existencias, mejorar el cumplimiento de los pedidos y reducir los plazos de entrega. Este artículo profundizará en algunas de las técnicas de control de inventarios más extendidas.

Sistema de control de inventario ABC

En un sistema de inventario ABC, los artículos del inventario se clasifican en tres clases:

• Artículos A: Son los artículos de alta prioridad, que representan un porcentaje relativamente pequeño del total de artículos, pero contribuyen significativamente al coste total del inventario. Se presta especial atención a estos artículos para garantizar una disponibilidad constante, y se evitan las situaciones de falta de existencias.
• Artículos B: Los artículos de prioridad media. Representan un volumen más importante que los artículos A, pero no aportan un valor significativo en términos de coste de inventario.
• Artículos C: Los artículos de prioridad baja, que constituyen la mayoría de los artículos del inventario, pero representan una pequeña parte del coste total del inventario.

Implantar un sistema de inventario ABC ayuda a identificar qué artículos necesitan más recursos de las instalaciones y controles más estrictos y qué artículos requieren menos atención. Este sistema permite tomar mejores decisiones en materia de compras, almacenamiento y ventas, con la consiguiente optimización de costes y procesos.

Modelo de Control de Inventarios por Cantidad Económica de Pedido (EOQ)

El modelo EOQ es ideal para las empresas que experimentan una demanda constante de un producto concreto, con plazos de entrega constantes y costes estables. Con esta fórmula, las empresas pueden calcular la cantidad óptima que debe pedirse para minimizar el coste total de inventario.

La fórmula EOQ es

Donde \(D\) representa la demanda anual, \(S\) es el coste de pedido por pedido, y \(H\) es el coste de mantenimiento o almacenamiento por unidad, al año.

Ten en cuenta que, aunque el modelo EOQ ofrece un método científicamente respaldado para controlar el inventario, se basa en varios supuestos (demanda constante, coste de pedido fijo, sin plazos de entrega) que pueden no ser ciertos en todos los escenarios del mundo real.

Método de Control de Inventario Justo a Tiempo (JIT)

Desarrollado por Toyota en la década de 1970, el aspecto fundamental del sistema JIT es "tirar" del inventario a través de la cadena de suministro en lugar de "empujarlo". Esto significa que la producción sólo comienza cuando hay un pedido del cliente, lo que hace que casi no haya existencias de productos acabados.

Aunque es beneficioso para las empresas que desean reducir los residuos, liberar capital y responder rápidamente a los cambios del mercado, el sistema JIT requiere coordinación con proveedores fiables, una previsión precisa de la demanda y procesos de producción eficientes para evitar problemas de servicio al cliente relacionados con la falta de existencias.

Método de control de existencias de seguridad

Los factores que hay que tener en cuenta al calcular las existencias de seguridad son el plazo medio de entrega, la demanda media y el nivel de servicio deseado. Sin embargo, aunque las existencias de seguridad sirven como seguro contra fluctuaciones imprevistas, excederse en ellas conlleva un aumento de los costes de mantenimiento y un posible despilfarro si los productos son perecederos.

Método de control por fórmula del punto de pedido

El Punto de Reposición se determina mediante la siguiente fórmula:

Básicamente, el punto de pedido tiene en cuenta la tasa de utilización del producto y el plazo necesario para reponer las existencias, junto con las existencias de seguridad, si las hay. El punto de pedido garantiza que se haga un pedido a tiempo para mantener la disponibilidad de existencias y la satisfacción del cliente.