Las TIC influyendo en la actividad empresarial

¿Qué es la tecnología de la información y la comunicación?

La Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC) se refiere al uso de tecnologías digitales para procesar, almacenar e intercambiar información. Incluye herramientas y aplicaciones como ordenadores, teléfonos inteligentes, Internet, redes sociales, correo electrónico y software.

Algunos ejemplos de TIC son la intranet, la extranet, el sitio web, las aplicaciones móviles, los sitios web de comercio electrónico, los robots de software, los servidores, las tecnologías en la nube, las aplicaciones de comunicación digital y la tecnología para facilitar el trabajo desde casa. Vamos a presentarlas una a una.

Tipos de TIC utilizadas en la empresa

Tipos de tecnologías de la información y la comunicación utilizadas en la empresa:

1. Intranet: Una red utilizada por los empleados de una empresa para comunicarse en privado se llama intranet. La intranet se utiliza para compartir información "interna" de la empresa que ésta no quiere hacer pública. Puede incluir vídeos de formación, información sobre los empleados o planes de la empresa.

2. Extranet: También es una red privada. Junto con los empleados, otras partes interesadas, como proveedores y mayoristas, también pueden acceder a la extranet de la empresa. A través de la extranet, los proveedores pueden comunicarse con los empleados sobre las existencias o los mayoristas pueden pedir la cantidad necesaria de mercancías.

3. Sitioweb: Los sitios web son ahora los "escaparates" de una empresa. Un hecho comúnmente repetido es que hay tantos sitios web como personas en el mundo. El sitio web permite a la empresa hablar directamente con sus clientes y recibir comentarios.

4. Sitio webdecomercioelectrónico: Además de utilizar un sitio web para comunicarse, las empresas utilizan sus sitios web para vender sus productos. La compra o venta de productos a través de Internet se denomina comercio electrónico.

5. Robotsinformáticos: Los chatbots son los robots de software más utilizados. ¿Recuerdas cuando, navegando por un sitio web cualquiera, aparece una ventana emergente preguntándote si necesitas ayuda para encontrar una información concreta? Si respondes, te comunicas con un "robot de software" que te ayuda a navegar mejor. Los robots de software son programas especiales creados para trabajar como mano de obra virtual.

6. Servidores: Los servidores son ordenadores o programas que ayudan a los ordenadores cliente con la información requerida. Los servidores suelen ser ordenadores de procesamiento ultrarrápido con una gran capacidad de almacenamiento.

7. Tecnologías enla nube: Los servidores en nube permiten a las empresas almacenar sus datos en el servidor de otra empresa. Si una empresa utiliza un servicio en la nube, no tiene que invertir una gran cantidad de dinero en instalar su servidor.

8. Aplicaciones de comunicacióndigital: Muchas empresas utilizan aplicaciones móviles para comunicarse internamente. Hay algunas apps como Slack o Google Workspace que ayudan a que la comunicación mientras se trabaja a distancia sea factible.

9. Tecnologías para facilitar el trabajo a domicilio: Hoy en día muchas empresas han adoptado una política de trabajo desde casa. Existen tecnologías como el paquete Microsoft Office que permiten trabajar simultáneamente en un mismo proyecto. Las llamadas con zoom también han facilitado la comunicación para grupos más grandes de empleados.

El papel de las tecnologías de la información y la comunicación en la empresa

Ahora que conocemos algunas de las tecnologías TIC, veamos cómo han influido en las empresas en los últimos tiempos. El papel de las TIC en la empresa es proporcionar herramientas y sistemas que permitan una comunicación eficaz, la gestión de datos, el análisis y los procesos de toma de decisiones, así como mejorar la productividad, el compromiso de los clientes y la ventaja competitiva. Las TIC pueden apoyar diversos aspectos de las empresas, como la localización de los empleados, la recopilación, el almacenamiento y el análisis de la información, el comercio electrónico y la comunicación digital.

Ubicación de los empleados

Según las estadísticas publicadas por la Oficina de Estadísticas Nacionales del Reino Unido, la proporción de adultos que trabajaron desde casa en 2020 aumentó al 37% de media, frente al 27% de 2019. Muchas empresas funcionaron completamente a distancia, sin que sus empleados se presentaran a trabajar durante todo el periodo de la pandemia. Incluso sin pandemia, muchas empresas tienen unidades en el extranjero. Algunas empresas tienen fábricas de producción, centros de llamadas o departamentos administrativos en el extranjero. Muchas empresas subcontratan frecuentemente trabajo en el extranjero.

Muchas tecnologías de software ayudan a los empleados de todo el mundo a comunicarse sin esfuerzo. Servicios como Microsoft teams o Slack ofrecen una solución para la comunicación informal y los debates de ayuda, mientras que las llamadas de Zoom proporcionan una plataforma para que se comuniquen grandes equipos. Por supuesto, existe la opción del correo electrónico para la comunicación formal.

El impacto de las TIC es tan fuerte en las empresas que ahora muchas de ellas están sustituyendo a los empleados por la tecnología. Si visitas cualquier McDonald's, puedes hacer un pedido utilizando su quiosco. En los supermercados, tienes mostradores de autopago. Todos estos son ejemplos del impacto de las TIC en los empleados.

Recoger, almacenar y analizar información

La recopilación y el análisis de datos es probablemente la función más importante en la que se concentran ahora las empresas. Un análisis adecuado de los datos puede identificar tendencias y comportamientos de los clientes que, a su vez, pueden ayudar a las empresas a decidir sus estrategias.

Las distintas empresas recopilan datos de forma diferente, sobre cosas diferentes. Por ejemplo, Tesco recoge datos como los artículos comprados con frecuencia, el dinero medio gastado por pedido, qué comestibles se venden más rápido, etc.

Otro modo de recopilar datos son los formularios de opinión. Es posible que hayas dado tu opinión sobre lo que te ha gustado el servicio después de hablar con un agente de atención al cliente. Los datos recogidosayudarán alas empresas no sólo a acceder a sus empleados, sino también a mejorar sus procesos empresariales.

Después de recoger los datos, la empresa tiene que almacenarlos adecuadamente para que las empresas puedan analizarlos. Las empresas pueden invertir en sus servidores para almacenar los datos o utilizar los servicios en la nube proporcionados por Amazon o Google.

El análisis de datos consiste en averiguar la correlación entre los datos para sacar conclusiones que ayuden a tomar decisiones. Puede tratarse de una decisión sencilla, como qué sabor de Coca-Cola prefieren los clientes del sur de Londres. Si la respuesta es Coca-Cola Light, entonces no tiene sentido llenar todas las estanterías con Coca-Cola Cherry.

Comercio electrónico

Amazon, Uber eats, eBay, Facebook Marketplace y Aliexpress son algunos ejemplos de empresas de comercio electrónico.

A los clientes les gusta utilizar el comercio electrónico y el comercio móvil por muchas razones: pueden buscar productos y pedirlos y devolverlos desde la comodidad de su casa. El comercio electrónico proporciona acceso a miles de productos que sería imposible en un lugar físico.

Muchas empresas de ropa ya han establecido sus sitios web de comercio electrónico. El comercio electrónico ayuda a las empresas a captar nuevos mercados. El comercio electrónico ayuda a las tiendas a ahorrar enormes costes de inventario y servicios públicos. Pero tienen que asumir el coste de la gestión del sitio web y la creación de cadenas de suministro para cubrir más zonas.

Comunicación digital

El correo electrónico, los mensajes de texto, los webchats, las videoconferencias, las aplicaciones de comunicación y las redes sociales son ejemplos de comunicación digital. Algunos de los nombres conocidos son Gmail, WhatsApp, Messenger, Zoom, Google Hangouts, Facebook, Instagram y LinkedIn.

Gracias a la comunicación digital, las empresas pueden comunicarse con clientes potenciales (a través de sitios web), o con las partes interesadas (intranet y extranets).

Muchas empresas utilizan plataformas de medios sociales para comunicarse con sus clientes. Twitter, Instagram y Facebook son muy utilizadas por las empresas para hacer anuncios o recoger opiniones, o simplemente con fines de marketing.

Ventajas e inconvenientes de las TIC en la empresa

Las TIC han ayudado a las empresas a trabajar con eficacia y a desarrollarse con rapidez, pero junto a los beneficios hay algunos inconvenientes.

Ventajas de las TIC

1. Comunicación rápida: los correos electrónicos son rápidos, pero los chats en plataformas como WhatsApp lo son más. Las TIC permiten a las empresas comunicarse en cualquier lugar del planeta en una fracción de segundo.

2. Rentabilidad: trabajar desde casa simplemente ahorra dinero y tiempo. Las tecnologías eficientes reducen el tiempo necesario para completar la tarea. Por ejemplo, un tractor arará mejor y más rápido en comparación con la antigua forma de utilizar diversas herramientas prácticas.

3. Mejor seguridad de la información: los datos privados pueden estar mejor protegidos por las TIC en comparación con los archivos en papel. La información sensible puede protegerse utilizando un alto nivel de encriptación. Esta herramienta también puede proteger a los clientes de los defraudadores y los ladrones de identidad.

4. Superar las barreras culturales: La tecnología no distingue entre usuarios en función de su religión, raza o sexo. La tecnología también ayuda a las personas a comprender puntos de vista y opiniones diferentes.

Desventajas de las TIC

1. Falta de seguridad: Aunque la tecnología de la información ofrece mayor seguridad que los medios tradicionales, sigue siendo susceptible a ataques externos como la piratería informática o los virus informáticos.

2. Desempleo: Muchas tecnologías de la información y la comunicación están sustituyendo a los empleados humanos. Están haciendo que muchos puestos de trabajo, como los de atención al cliente, sean redundantes. Por ejemplo, la reciente tecnología de coches sin conductor puede sustituir a todos los taxistas en el futuro.

3. El coste inicial de implantación y mantenimiento: Puede costar mucho implantar y mantener un sitio web seguro y fácil de usar. Además, las empresas tienen que cumplir las nuevas leyes y normativas que se introduzcan.

4. Sin contacto humano: Trabajar desde casa ha aumentado la preocupación por la salud mental de las personas. A muchas empresas les preocupa que a sus empleados les falte interacción humana. En lo que respecta a los chatbots, muchos clientes desean hablar con una persona real que pueda entender y resolver los problemas más rápidamente que el software.

Las TIC son muy importantes para que las empresas sobrevivan, compitan y crezcan. Las TIC repercuten en todos los ámbitos de la empresa, desde la producción, las cadenas de suministro, el marketing y las ventas, hasta la comunicación empresarial. Las TIC tienen muchas ventajas, como la rentabilidad, la eficacia y la seguridad. Pero si no se implantan correctamente, las TIC pueden ser desastrosas para las empresas debido a desventajas como el elevado coste inicial de implantación, el desempleo, la falta de contacto humano y los ciberataques.

Ejemplos de tecnologías de la información y la comunicación en la empresa

Algunos ejemplos de tecnología de la comunicación utilizada en la empresa son el correo electrónico, la mensajería instantánea, las videoconferencias, los sistemas telefónicos virtuales y las plataformas de redes sociales. He aquí algunos ejemplos:

• Amazon utiliza Amazon Chime, una herramienta de comunicación que permite reuniones en línea, videoconferencias y mensajería por chat entre empleados, así como comunicación por correo electrónico y teléfono.
• Slack es una empresa de software que utiliza su propia herramienta de comunicación, Slack, para la comunicación interna entre empleados, así como para la comunicación con clientes y socios. Slack permite enviar mensajes en tiempo real, compartir archivos y realizar videollamadas.
• Walmart utiliza Workplace de Facebook, una herramienta de colaboración que permite mensajería en tiempo real, videollamadas y comunicación en grupo.