aprovisionamiento

El aprovisionamiento: Gestión de existencias

La gestión de las existencias es crucial para las empresas. Puede ser en forma de material de oficina o materias primas. Estas existencias ayudan a las empresas en sus operaciones diarias. La naturaleza de las existencias y la cantidad que se gasta en gestionarlas es diferente en cada empresa. Idealmente, se utilizan dos enfoques para gestionar las existencias con eficacia.

Aprovisionamiento: Justo a tiempo

Como su nombre indica, en este enfoque las existencias llegan justo a tiempo para que la empresa las utilice en actividades de fabricación u operativas. Si una empresa quiere minimizar los costes de mantenimiento de existencias, debe utilizar este enfoque. El JIT ofrece menores costes de mantenimiento de existencias y de oportunidad, y menos daños materiales.

Aprovisionamiento: Just-in-case

En este enfoque, las empresas mantienen más existencias por si surge la necesidad. Por tanto, las existencias están disponibles en todo momento. Las empresas que utilizan este enfoque tienden a comprar suministros al por mayor. Sin embargo, este enfoque aumenta los costes de mantenimiento de existencias y hace que el aprovisionamiento sea menos eficiente.

Proceso de aprovisionamiento

En el proceso de aprovisionamiento debe haber una planificación exhaustiva y una ejecución precisa para obtener los resultados deseados. He aquí los siete pasos del aprovisionamiento:

1. Identificar las necesidades: el primer paso es identificar la necesidad de obtener bienes o servicios. Deben examinarse todos los departamentos de la empresa para determinar en qué departamentos se gasta en exceso y para qué departamentos la empresa necesita realizar adquisiciones. Una vez identificados el área y la necesidad, debe asignarse un presupuesto para las adquisiciones.
2. Hacer una lista de posibles proveedores: la empresadebe preseleccionar a los posibles proveedores tras realizar una investigación. Es importante encontrar al proveedor adecuado que pueda garantizar una entrega rápida y rentable de los bienes o servicios. Si la empresa no encuentra al proveedor adecuado, esto podría tener un gran impacto en sus operaciones. De los proveedores preseleccionados, elige el que mejor cumpla los criterios.
3. Negociar:tras elegir al proveedor adecuado, la empresa tiene que negociar las condiciones con él. Debe llegarse a un acuerdo mutuo sobre el precio, la escala y el calendario del proyecto. Sólo se firma un contrato cuando se han acordado todas las condiciones.
4. Liberar laorden de compra: unavez firmado el contrato, se libera una orden de compra. Este documento contiene información sobre los bienes o servicios, las cantidades y los costes. En esta fase comienza la colaboración entre la empresa y el proveedor.
5. Pago:cuando el proveedor recibe un pedido de compra, envía una factura a la empresa, que contiene el precio, la forma de pago y los detalles del pedido. A continuación, se efectúa el pago al proveedor en el momento acordado en el contrato.
6. Entrega y auditoría: el proveedorentrega los bienes o servicios a la empresa. La empresa debe registrar la fecha en que recibe la entrega. Así podrá comprobar si el proveedor ha realizado la entrega en el momento acordado o no. También es importante auditar el pedido para asegurarse de que se entregan todos los productos requeridos.
7. Mantener registros:por último, pero no por ello menos importante, la empresa debe mantener un registro de todo lo relacionado con el proceso de aprovisionamiento, incluidos los registros de facturas y pagos. Esto permitirá a la empresa hacer un seguimiento de las transacciones y analizar cuánto ha gastado en adquisiciones.

Tipos de aprovisionamiento

Antes de completar el proceso de aprovisionamiento, las empresas deben elegir el tipo de método de aprovisionamiento que desean. Los cuatro tipos principales de aprovisionamiento son:

1. Aprovisionamiento directo,

2. La contratación indirecta,

3. Adquisición de bienes, y

4. Contratación de servicios.

Los tipos de aprovisionamiento que elija una empresa dependerán de los tipos de productos que venda y de sus operaciones.

Tipos de métodos de aprovisionamiento

En función del objetivo de la adquisición de bienes y servicios, la contratación puede dividirse en:

• Aprovisionamiento directo : el aprovisionamiento de materiales para fabricar un producto final se denomina aprovisionamiento directo. Elementos como las materias primas y la maquinaria se adquieren mediante contratación directa. En este tipo de aprovisionamiento, los responsables de aprovisionamiento y los proveedores son los principales interesados.
• Aprovisionamientoindirecto: el aprovisionamiento que se realiza para gestionar las operaciones diarias de la empresa, pero que no contribuye directamente al producto final, se denomina producción indirecta. El mantenimiento de los equipos y el material de oficina son ejemplos de aprovisionamiento indirecto.

Según el tipo de productos a los que se destine la contratación, ésta puede dividirse en:

• Adquisición de bienes: La adquisición de artículos físicos se denomina adquisición de bienes. Incluye los tipos de contratación directa e indirecta.
• Contratación de servicios: La contratación de servicios se refiere a la contratación de servicios basados en personas. Los contratistas individuales y el personal de seguridad in situ son ejemplos de contratación de servicios, que puede realizarse mediante contratación directa o indirecta.

Fig. 1 - Tipos de contratación

Ciclo de contratación

El ciclo de aprovisionamiento consta de varias etapas que requieren una planificación y ejecución adecuadas. Cada etapa desempeña un papel importante en la dirección de la estrategia de aprovisionamiento de la empresa. He aquí las seis etapas del ciclo de aprovisionamiento:

Planificación del aprovisionamiento

En esta etapa, se identifica el problema y se realiza una revisión inicial para confirmar los detalles del mismo. Por ejemplo, qué tipo de producto se necesita y qué solución sería adecuada para resolver el problema. ¿El producto necesario está disponible en el mercado o se fabrica a medida? Todas las cuestiones relacionadas con la identificación del problema y la búsqueda de soluciones forman parte de la fase de planificación.

Adquisición: Definición de los requisitos

Una vez realizada la planificación, la siguiente etapa es la definición de requisitos. Todos los requisitos de la solución del problema se enumeran en un documento llamado declaración de trabajo. Es un paso crucial porque estos requisitos demuestran lo bien que entienden el problema los posibles proveedores. Sólo si comprenden bien el problema podrán ofrecer mejores soluciones.

Aprovisionamiento: Contratación

Durante esta fase, la empresa se pondrá en contacto con el proveedor y le comunicará todos los detalles del aprovisionamiento, incluidas las condiciones, los plazos de entrega y los requisitos del producto/servicio. Los proveedores inspeccionarán, examinarán y responderán a la oferta de la empresa con una propuesta.

Adquisición: Evaluación y selección

Tras evaluar las propuestas enviadas por los proveedores, la empresa seleccionará la mejor entre ellas. La selección se basa en lo bien definida que esté la solución en la propuesta.

Adquisición: Adjudicación del contrato

El contrato se adjudica al proveedor elegido. Se llevarán a cabo más negociaciones en caso de que la empresa necesite más información sobre determinados aspectos de la propuesta.

Adquisición: Gestión del contrato

Una vez adjudicado el contrato al proveedor, es importante gestionarlo para resolver cualquier posible problema contractual. El objetivo es asegurarse de que el proveedor cumple todos los requisitos del contrato. Desde las entregas a tiempo hasta el coste de los productos, todo se gestiona en esta fase.

Fig. 2 - El ciclo de aprovisionamiento

Factores que influyen en la elección de los proveedores

Valor y calidad: el proceso de adquisición debe estar orientado al valor, es decir, las empresas deben buscar productos que ofrezcan una buena relación calidad-precio. Una empresa no debe elegir una opción más barata, ya que podría comprometer la calidad.

Competencia abierta: debe haber competencia abierta entre los proveedores potenciales. Esto permite a la empresa seleccionar al proveedor de entre un buen grupo de proveedores potenciales.

Transparencia: todo el proceso de contratación debe ser transparente. La decisión de seleccionar a un proveedor debe ser justa. Este factor mejora el proceso y aporta resultados óptimos.

Fiabilidad - la empresa siempre debe procurar elegir proveedores fiables, ya que un proveedor poco fiable puede perjudicar potencialmente las operaciones diarias.

Precio - a la hora deseleccionar al proveedor, el precio también es una consideración importante. Un proveedor que proporcione suministros a un precio razonable es ideal para la empresa.

Efectos del aprovisionamiento y valor de la gestión de la cadena de suministro

Los efectos del aprovisionamiento y el valor de la cadena de suministro son enormes para la empresa. Ayudan a optimizar las operaciones empresariales reduciendo el coste de producción y garantizando el buen funcionamiento de las actividades empresariales.

Efectos de la contratación en la empresa

El aprovisionamiento tiene un gran impacto en la empresa: ayuda a aumentar la eficacia y a reducir los costes unitarios de una empresa. Por ejemplo, tener un proveedor creíble significa que hay menos posibilidades de que las materias primas sean defectuosas; en su lugar, se utilizan suministros de calidad.

Aprovisionamiento: Valor de la gestión de la cadena de suministro

Una gestión eficaz de la cadena de suministro añade valor a la empresa. Las actividades clave incluyen trabajar con el proveedor para garantizar que la cadena de suministro funciona de forma eficaz y rentable, adquirir suministros que aporten más valor a un precio razonable y reducir el coste de producción.

Para las empresas, el papel del aprovisionamiento es vital, ya que puede aumentar la rentabilidad y reducir el coste de producción. Por tanto, es esencial aplicar la estrategia de aprovisionamiento con eficacia.