Definición de diseño organizativo
El diseño organizativo es el proceso de organizar la estructura de la empresa de modo que esté alineada con la cultura y los objetivos organizativos. Las organizaciones deben diseñarse de forma que apoyen la estrategia y los objetivos de la empresa.
El aspecto clave del diseño organizativo es establecer el flujo de los procesos de toma de decisiones. Esto se conoce como jerarquía .
La jerarquía puede conllevar dos diseños organizativos opuestos. En primer lugar, las organizaciones que aplican estructuras jerárquicas formales o rígidas, siguen protocolos formales en los que cada nivel jerárquico tiene funciones y responsabilidades claramente definidas. La comunicación dentro de los niveles jerárquicos y entre ellos suele ser formal.
Por otro lado, las organizaciones que siguen un diseño jerárquico informal o plano no establecen formalmente las funciones y responsabilidades de los empleados, sino que éstos tienen flexibilidad en cuanto a sus funciones y responsabilidades. Además, la comunicación entre empleados y directivos suele ser informal.
Elementos del diseño organizativo
Hay algunos elementos importantes que las organizaciones siguen a la hora de diseñar o rediseñar la estructura organizativa.
El alcance del control muestra el número de empleados de los que es responsable el directivo. Hay dos tipos: un ámbito de control amplio es cuando un directivo es responsable de muchos empleados, y un ámbito de control estrecho es cuando los directivos son responsables sólo de unos pocos empleados.
Las cadenas de mando describen la estructura organizativa en términos de cómo se reportan los empleados entre sí en función de su nivel jerárquico. Por ejemplo, en la estructura centralizada, el nivel jerárquico inferior informará al nivel jerárquico superior, y así sucesivamente. En la estructura descentralizada, los informes fluirán horizontalmente.
Los niveles jerárquicos describen el número de niveles de dirección que tienen las organizaciones. Se refiere a dos formas tradicionales de diseñar una estructura organizativa: alta o plana. Las organizaciones altas suelen seguir una estructura formal que tiene muchos niveles jerárquicos. Una estructura plana suele tener menos o ningún nivel jerárquico y seguir una estructura informal.
Los nivelesde autoridad muestran el nivel de poder que tienen los directivos de una organización sobre sus subordinados para tomar decisiones. Cuanto más alto es el nivel de autoridad, más poder tienen los directivos. El número de niveles de autoridad suele ser similar al número de niveles jerárquicos en las organizaciones con estructuras jerárquicas rígidas. Mientras que, en una estructura plana, hay pocos o ningún nivel de autoridad, ya que cada empleado tiene un determinado nivel de autoridad para tomar decisiones.
Principios de diseño organizativo
Los principios del diseño organizativo variarán en función de la naturaleza y la estrategia de la empresa, pero en la mayoría de los casos, las empresas deben seguir estos principios: alineación con la estrategia, maximización de la eficacia, escalabilidad, flexibilidad y responsabilidad.
Repasémoslos uno a uno:
Alineación con la estrategia: la estructura de la organización debe servir, en primer lugar, como una herramienta que ayude a alcanzar los objetivos de la empresa.
Eficacia: debe maximizar la productividad y la eficacia de la empresa.
Escalabilidad: debe permitir que la empresa crezca o se reduzca cuando sea necesario
Flexibilidad: debe permitir a la empresa adaptarse rápidamente a los cambios.
Responsabilidad: debe definir las funciones y responsabilidades de cada empleado.
¿Cuáles son las razones para mejorar el diseño de la organización?
Las organizaciones pueden plantearse mejorar y cambiar su diseño organizativo por varias razones, que son:
El crecimiento organizativo puede influir en que las empresas empiecen a incorporar estructuras más formales para evitar el caos y mantener la empresa organizada.
Si la estructura organizativa actual es compleja y costosa , los directivos pueden sentirse motivados para simplificar el diseño organizativo y reducir sus costes.
Los empleados necesitan más motivación , ya que el diseño organizativo actual no les compromete ni les motiva.
La calidad de los servicios o bienes de una empresa requiere mejoras
¿Cómo mejorar el diseño organizativo?
Una vez identificadas las razones clave para mejorar el diseño organizativo, es hora de que los directivos pasen a la acción y empiecen a introducir cambios en el diseño organizativo.
En la siguiente sección, abordaremos distintas formas de mejorar el diseño organizativo.
Centrarse en los empleados para mejorar el diseño organizativo
Uno de los métodos para mejorar el diseño organizativo es poner el foco principal en las personas que trabajan en la organización, ya que los empleados son los que aportarán valor a la organización. El objetivo es desarrollar un diseño organizativo que se adapte a sus necesidades y les motive para trabajar eficazmente.
Se puede centrar la atención en los trabajadores de tres maneras:
Funciones de los trabajadores: incluye las distintas funciones que desempeñan los trabajadores en la organización. Directores, gerentes, jefes de equipo, supervisores, miembros de equipo. La organización debe tener en cuenta cómo están diseñados estos roles en términos de tareas y responsabilidades determinadas.
Carga de trabajo- La carga de trabajo que los empleados deben completar en el plazo establecido. Los jefes pueden tener una carga de trabajo mayor que los miembros del equipo. Las organizaciones deben prestar atención si las cargas de trabajo son demasiado pesadas para su plantilla.
Asignación de tareas- Se refiere a la asignación de tareas para los distintos puestos de trabajo. En la empresa, debe considerarse si las tareas se asignan formalmente y siguen las directrices formales de cómo completarlas o los empleados tienen libertad para discutir las tareas establecidas con los jefes y elegir cómo van a completarlas. Las organizaciones deben asignar las tareas y los métodos para completarlas de forma que se adapten a las preferencias de los empleados.
Centrándose en los trabajadores, las organizaciones pueden descubrir qué hay que cambiar en el diseño organizativo para mejorar la motivación de los trabajadores y el rendimiento general de la organización.
Métodos para mejorar el diseño de las organizaciones
Retraso - Una de las formas de mejorar el diseño organizativo es eliminar capas de la alta estructura organizativa. Esto puede aportar beneficios a las organizaciones, como reducir los costes laborales, aumentar la velocidad del proceso de toma de decisiones, agilizar la comunicación y aumentar las innovaciones. Los empleados ya no tendrán que seguir normas estrictas y tendrán más libertad, lo que fomentará la creatividad y la innovación.
Delegación - Es el proceso de asignar tareas y responsabilidades a otra persona. En este caso, la dirección puede asignar tareas a otros directivos de niveles inferiores y reducir la carga de trabajo de los directivos de alto nivel para ayudarles a centrarse en las tareas principales. La motivación de los directivos de niveles inferiores y de los miembros del equipo aumentará, ya que podrán asumir cierto nivel de responsabilidad.
Empoderamiento de los empleados - Los directivos deben hacer que los empleados sientan que su trabajo cuenta, lo que puede conseguirse dándoles más responsabilidad, confiándoles diversas tareas y dándoles feedback. Al capacitar a los empleados, las organizaciones pueden notar mejoras en el rendimiento organizativo, ya que es probable que los empleados capacitados rindan más.
Modelos de diseño organizativo
Los modelos organizativos se desarrollan para ayudar a las empresas a diseñar una estructura organizativa eficaz. Los principios fundamentales que siguen los modelos de diseño organizativo son:
Evaluar el diseño actual de la organización y su eficacia
Visualizar los puntos clave de un futuro diseño organizativo exitoso
Al diseñar una organización, ten en cuenta su finalidad, valores, cultura, visiones y misiones
Existen algunos modelos organizativos establecidos y uno de ellos se identifica como el modelo 7s de McKinsey .
Modelo de las 7s de Mckinsey
Este modelo de diseño organizativo pretende analizar la eficacia del diseño organizativo a través de las interacciones de siete elementos que pertenecen a dos categorías de elementos duros o blandos.
Los elementos duros son
Estrategia - Define la forma en que la organización alcanzará las metas y objetivos fijados.
Estructura - Es la forma en que una organización ha organizado sus niveles jerárquicos, que puede representarse mediante el organigrama.
Sistemas - Define los procesos y procedimientos de cómo fluye la toma de decisiones.
Los elementos blandos son:
Habilidades - La capacidad de la organización para obtener buenos resultados en determinadas áreas, concentrándose especialmente en el campo de especialización de la organización.
Personal - La organización debe prestar atención al proceso de gestión de los empleados y a su eficacia en relación con el rendimiento del personal.
Estilo - Se refiere a la forma en que los altos directivos dirigen al personal y a cómo fluye el proceso de toma de decisiones en la organización.
Valores compartidos - Este es el aspecto central de este modelo, ya que se refiere a las normas y valores compartidos que mantienen unida a la organización. Por tanto, todos los demás elementos de este modelo tienen que alinearse con este elemento específico.
Figura 1. Modelo Mckinsey 7s, StudySmarter
El valor para una empresa de cambiar el diseño organizativo
Cambiar el diseño organizativo puede ayudar a las empresas a mantenerse al día con las nuevas tendencias y ejecutar nuevas estrategias. Si la organización ha cambiado de estrategia, tiene que adaptar su diseño para asegurarse de que la estrategia funciona correctamente y se alcanzan los objetivos.
Si la empresa pasa de ser una start-up a una empresa más grande. Para llevar a cabo esta nueva transición con eficacia, la empresa tiene que alternar su diseño. Cuando la empresa era una start-up, una estructura plana e informal funcionaba eficazmente. Sin embargo, cuando se convierte en una organización más grande, con más empleados, necesita adaptar su diseño e implantar una estructura más formal con más niveles jerárquicos para organizar la mano de obra con eficacia. Este cambio de diseño organizativo puede ayudar a la empresa a organizar su plantilla para alcanzar sus objetivos organizativos.
Cuando la empresa se expande internacionalmente. La organización puede cambiar el diseño de su estructura organizativa en diferentes subunidades para trabajar de forma más eficaz y eficiente a escala internacional. Por ejemplo, en EE.UU., la mayoría de las organizaciones están diseñadas de forma que implementan un flujo de comunicación directa e informal que funciona eficazmente. En Japón, la comunicación organizativa fluye normalmente de forma vertical y formal y sigue jerarquías rígidas. Ajustando los diseños organizativos a las distintas normas internacionales, las empresas pueden ser más eficaces a la hora de emplear el talento local y cumplir las normas culturales a escala internacional.
En general, las organizaciones están cambiando su diseño para alcanzar metas y objetivos estratégicos y para ser más eficaces y eficientes. Un rediseño con éxito debe centrarse en asignar los recursos donde sea necesario, para alcanzar las prioridades estratégicas, crecer, reducir los costes que se produzcan y hacer más eficaz la toma de decisiones.
Diseño organizativo: puntos clave
- El diseño organizativoes el proceso de organizar la estructura de la empresa para alinearla con la cultura y los objetivos de la organización y maximizar su eficiencia y eficacia.
- Hay tres elementos clave del diseño organizativo, que son 1) El ámbito de control 2) La cadena de mando 3) Los niveles de jerarquía 4) Los niveles de autoridad.
- Lasrazones clave para mejorar el diseño organizativo son el crecimiento de la organización, la estructura organizativa actual es compleja y costosa, los empleados necesitan más motivación, la calidad de los bienes o servicios de la empresa requiere mejoras.
- El diseño organizativopuede mejorarse centrándose en los empleados de tres formas importantes que son: 1) Funciones de los trabajadores 2) Carga de trabajo 3) Asignación de puestos
- Los métodos para mejorar el diseño organizativo son 1) Retraso 2) Delegación 3) Empoderamiento de los empleados.
FUENTES:
1. Michael Goold y Andrew Campbell, Diseñar organizaciones eficaces: Cómo crear redes estructuradas, 2002
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