Correo electrónico

Definición del correo electrónico

El correo electrónico es una tecnología de información y comunicación entre personas.

Para enviar un correo electrónico, tienes que estar conectado. Sin embargo, no tienes que estar conectado para recibir esos correos; sólo necesitas tener configurada la cuenta de correo electrónico.

Los "buzones" de correo electrónico funcionan de forma similar a los buzones normales en el sentido de que aceptan, entregan y almacenan mensajes. El primer correo electrónico se inventó en 1965 en el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT)^. 1Este fue el comienzo del uso del correo electrónico para intercambiar mensajes y archivos en el mundo académico.

Nofue hasta principios de los 90 cuando el correo electrónico se generalizó con plataformas como AOL y Hotmail. Al principio, la gente sólo enviaba correos electrónicos de un ordenador a otro. Ahora bastan los teléfonos y las tabletas.

Fig. 2 - Los correos electrónicos tienen una estructura propia similar a las cartas escritas.

Correo electrónico: Estructura

La estructura de un correo electrónico variará dependiendo de si es personal o de negocios. El mensaje puede ceñirse a una estructura más tradicional para un correo electrónico comercial, como se muestra a continuación. Un correo electrónico personal también puede estructurarse así, por supuesto, pero no hay reglas establecidas para formatear, introducir o cerrar un correo electrónico personal. Sin embargo, la mayoría de los correos electrónicos se estructurarán para incluir una introducción, un cuerpo y una conclusión.

Introducción

Se trata de un saludo breve y agradable que introduce el propósito de tu correo electrónico.

Cuerpo

Aquí es donde está el mensaje real. La longitud puede variar, pero los correos electrónicos de empresa suelen ser más cortos: unos tres párrafos o menos. Suele haber un espacio de línea entre cada párrafo del cuerpo para que el correo electrónico sea más legible.

Cierre

Elige un saludo final apropiado para el destinatario. Esto depende de si el correo electrónico es formal o informal.

Archivos adjuntos

Se pueden incluir imágenes o documentos como archivos adjuntos.

Fig. 3 - La mayoría de los correos electrónicos estarán estructurados para incluir una introducción, un cuerpo y una conclusión.

Correo electrónico: Términos importantes

Algunos términos importantes que encontrarás al escribir correos electrónicos son para, de, CC, CCO y asunto.

Para:

Se refiere a la dirección del destinatario. Una dirección de correo electrónico incluye el "nombre" del destinatario y la plataforma que utiliza para el correo electrónico (por ejemplo, emailuser@emailservice.com).

De

El destinatario lo verá en la cabecera del correo electrónico. Se refiere a la dirección del remitente (por ejemplo, yourboss@emailservice.com).

CC

Son las siglas de Copia de Carbono. Es una lista de personas (por ejemplo, compañeros de trabajo) que también reciben una copia del mensaje de correo electrónico. Cualquiera que reciba el correo electrónico también podrá ver quién está en la lista CC. Esta función es más común en los correos electrónicos formales (de los que hablaremos más adelante).

CCO

Son las siglas de Copia Carbónica Ciega. Es como una CC, pero la lista es invisible para todos excepto para el remitente.

Asunto

Es una palabra o frase corta que indica al destinatario el tema del correo electrónico.

Ejemplos de plataformas de correo electrónico

Hay muchas plataformas que la gente puede utilizar para comunicarse online. Hay varias populares entre las que elegir, cada una con ventajas diferentes. Al elegir una plataforma, hay que tener en cuenta la capacidad de almacenamiento, el tamaño de los archivos adjuntos y la seguridad del correo electrónico.

La mayoría de las plataformas de correo electrónico actuales son gratuitas, con opciones de actualización para las empresas.

Éstas son algunas de las plataformas de correo electrónico más comunes y sus ventajas.

Gmail, Yahoo! Mail y Outlook

Aunque hay muchas plataformas diferentes que pueden utilizarse para el correo electrónico, algunas son más comunes que otras.

Gmail

• Este servicio de correo electrónico es muy popular porque puedes compartir información fácilmente a través de otras plataformas de Google (por ejemplo, Google Docs, Google Drive y Google Fotos).

• Fácilmente accesible en ordenadores de sobremesa, teléfonos y tabletas.

• Potentes opciones de búsqueda.

• Seguro.

Outlook

• Las actualizaciones permiten utilizar las herramientas de Microsoft Office. Esto resulta atractivo en entornos académicos y empresariales.

• Recuperación de mensajes.

• Facilidad de uso en ordenadores de sobremesa, teléfonos y tabletas.

Correo Yahoo

• Incluye Yahoo Noticias.

• Gran capacidad de almacenamiento.

• Seguro.

Tipos de correo electrónico

Hablando estrictamente de correos electrónicos comerciales, pueden ser formales o informales. Para entender la diferencia entre ambos, tendrás que fijarte en el tono general del correo electrónico. El tono del correo electrónico ha evolucionado en los últimos años, pero seguirás encontrando motivos para utilizar sólo correos electrónicos formales. Algunos aspectos clave en los que debes fijarte si no estás seguro de si un correo electrónico es formal o informal son las introducciones, los finales y la elección de palabras.

Correo electrónico formal

En los correos electrónicos formales se utiliza el inglés estándar para comunicarse.

Este es el aspecto de uno

Mirando este ejemplo, es evidente que el tono de este correo electrónico es formal. No hay argot, y cada sección del correo electrónico tiene el formato adecuado.

Fíjate en las frases introductorias y finales. Se utilizan "Estimado" y "Saludos", que son habituales en los correos electrónicos más formales. Utilizar la frase "gracias" en lugar de "gracias" también es otro indicador de que se trata de un correo electrónico formal.

Cuándo utilizar el correo electrónico formal

Puede que quieras utilizar el correo electrónico formal si

• Vas a enviar por correo a alguien de una cultura más formal. Esto podría requerir cierta investigación, sobre todo si son de otro país. Podría tratarse de una cultura de trabajo formal.

• Te pones en contacto con alguien nuevo o por primera vez (por ejemplo, cuando te diriges a un posible nuevo socio comercial).

• Quieres mostrar respeto a alguien (por ejemplo, a un cliente o a alguien de la alta dirección).

Normalmente, es mejor empezar tu comunicación con un tono más formal. Según el entorno o la situación, se puede adoptar un tono de correo electrónico más informal si y cuando sea apropiado.

Fig. 4 - Preséntate con un correo electrónico formal

Correo electrónico informal

Este tipo de correo electrónico es más informal. Normalmente puedes dirigirte al destinatario por su nombre de pila y utilizar palabras más conversacionales.

Este es el aspecto de uno.

Observa la diferencia entre este correo electrónico y el correo electrónico formal. Se utiliza "Hola" en lugar de "querida". Se utiliza "gracias" en lugar de "gracias". ¿Qué otras diferencias puedes observar?

Cuándo utilizar un correo electrónico informal

Puede que quieras utilizar un correo electrónico más informal si:

• Ya has entablado una relación laboral con un compañero de trabajo, y se entiende que puedes prescindir de las formalidades.

• Hablas con tu destinatario a diario, ya sea online o en persona.

• La cultura de la empresa prefiere un tono más informal.

Algo importante que debes recordar para decidir si es más apropiado un correo electrónico informal o formal es calibrar cómo se ha dirigido a ti el destinatario. Si se ha dirigido a ti en un tono o formato más informal, probablemente no necesites cambiar de repente a correos electrónicos más formales. Como siempre, utiliza tu mejor criterio.

Importancia del correo electrónico

La aparición del correo electrónico ha configurado nuestra forma de comunicarnos en el mundo moderno. El correo electrónico es mucho más rápido que el correo postal y también menos costoso. No tienes que preocuparte de comprar papel, sobres o sellos, algo que algunos pueden considerar la opción más respetuosa con el medio ambiente.

El correo electrónico es bueno para llevar un registro, porque deja constancia escrita de cosas que no obtendrías por teléfono. También elimina mucho papeleo en una oficina, porque puedes hacer un seguimiento de la comunicación y las transacciones por correo electrónico.

El correo electrónico ayuda a difundir datos. Las empresas pueden crecer y compartir información a velocidades récord, por lo que encontrar la plataforma adecuada para ti siempre te beneficiará.

¹ Samual Gibbs. "¿Cómo pasó el correo electrónico de ser mensajes entre académicos a una epidemia mundial?" 2016.