Fig. 1 - Hora de escribir un correo electrónico.
Correo electrónico formal: Formato
El formato de un correo electrónico formal es similar al formato de un correo electrónico informal, con la diferencia principal de que los correos electrónicos formales utilizan un lenguaje y unas frases más formales. Al igual que un correo electrónico normal escrito a un amigo, un correo electrónico formal suele incluir
- Un Asunto
- Un saludo formal
- Cuerpo del correo electrónico
- Un final de correo electrónico formal
- Una firma
Si examinamos cada uno de estos componentes individualmente en el contexto de un correo electrónico formal, ¡nos resultará mucho más fácil elaborar el mensaje perfecto!
Correo electrónico formal: El asunto
El asunto es simplemente el título de tu correo electrónico. Aunque esta parte del correo electrónico pueda parecer muy pequeña, es extremadamente importante porque es lo primero que ve el destinatario al recibir un correo electrónico. Cuanto más llamativa sea tu línea de asunto, más probable será que el destinatario lea tu correo electrónico y responda más rápidamente.
El asunto debe ser claro, conciso y decir al lector exactamente de qué trata el correo electrónico en sólo 5-8 palabras. Por ejemplo
1. Interés en un puesto de redactor
2. Mi ausencia en clase hoy 01/08/22
3. Posible carta de recomendación
4. Solicitud de beca
5. Agenda de reuniones para esta semana: 08/21/22
Cada uno de estos ejemplos es breve, directo e informa al destinatario sobre el correo electrónico. Escribe siempre el asunto en la casilla correspondiente, ya que está separado del cuerpo del correo electrónico y es fácil olvidarlo.
A veces puedes necesitar ponerte en contacto con alguien inmediatamente, como si tienes una emergencia familiar repentina y necesitas avisar a tu jefe de que no estarás en el trabajo. En una situación así, puede ser útil empezar el asunto con "[Urgente]", seguido del problema. Por ejemplo, el asunto en esta situación podría ser: [Urgente]Ausencia por emergencia familiar.
No pongas el correo electrónico del destinatario en la línea del destinatario (la línea situada encima de la línea del asunto) hasta que estés listo para enviar tu correo electrónico. Así evitarás enviar el correo electrónico sin terminar por accidente. Esto incluye las líneas CC y CCO.
Correo electrónico formal: Saludo
Escribir un saludo formal por correo electrónico es importante porque muestra respeto a la persona a la que envías el mensaje. Algunos saludos formales son
- Estimado Sr./Sra./Dr./Profesor [Apellido],
- Saludos,
- A quien corresponda:
- Hola [nombre del destinatario],
Es importante elegir un saludo de correo electrónico que se ajuste a la circunstancia de tu mensaje. Por ejemplo, si estuvieras escribiendo un correo formal a tu tía Juana, sería apropiado utilizar el saludo "Hola tía Juana...". Por el contrario, si escribieras a un posible empleador y le preguntaras por un puesto de trabajo, utilizarías un saludo más profesional, como "Estimado Sr. Doe...".
Lo más habitual es que tu saludo vaya seguido de una coma. Sin embargo, también es apropiado utilizar dos puntos en situaciones muy formales. Por regla general, siempre que el saludo sea respetuoso, es aceptable.
Si no sabes quién recibe el correo electrónico, "A quien corresponda" y "Saludos" son saludos formales apropiados. Sin embargo, si es posible, siempre es mejor intentar averiguar exactamente a quién estás enviando el correo electrónico, y dirigirte a él por su nombre.
Correo electrónico formal: Cuerpo del mensaje
El cuerpo del texto del correo electrónico es la sección principal de tu mensaje. Esta sección suele centrarse en uno o dos temas con el objetivo de exponer y justificar aquello sobre lo que estés escribiendo. Por regla general, debes empezar el cuerpo del mensaje explicando por qué lo escribes.
Es importante exponer claramente el propósito de tu correo electrónico para que el destinatario pueda entender por qué lo escribes y ayudarte más fácilmente. Algunas formas de presentar tu propósito pueden ser
- Escribo para preguntar sobre...
- Escribo en referencia a...
Si nunca antes has hablado con la persona a la que te diriges, debes presentarte brevemente antes de exponer tu propósito. Un ejemplo podría ser el siguiente
Estimado Sr. Scott
Me llamo Jane Doe y estoy en el último curso del instituto ABC. Le escribo porque he leído muchos de sus artículos en el periódico XYZ y me preguntaba si podría entrevistarle para una redacción que estoy escribiendo para mi clase de Introducción al Periodismo.
En este ejemplo, Jane se presenta y explica por qué le envía un correo electrónico con palabras claras y sencillas.
Intenta que tu correo electrónico sea conciso. Ten en cuenta que la gente quiere leer sus correos electrónicos rápidamente. No incluyas detalles adicionales si no son necesarios. Por ejemplo, si escribieras un correo electrónico a un empleador sobre un día de baja por enfermedad, puede que no necesites entrar en todos los detalles sobre tu enfermedad.
Es mejor escribir "Hoy me encuentro muy mal y no puedo asistir al trabajo" en lugar de " Me encuentro muy mal y tengo fiebre alta, la nariz taponada y escalofríos, por lo que no podré asistir al trabajo". Tu objetivo principal es transmitir tu mensaje. Así que ¡hazlo rápido!
Siempre está bien empezar el correo electrónico con una línea de "gracias" si estás respondiendo a un correo formal. Un ejemplo de línea de "gracias" es "Gracias por responderme" o "Gracias por tu pronta respuesta". ¿Qué otras líneas pueden ser útiles para responder a un correo electrónico formal?
Correo electrónico formal: Final
El final de un correo electrónico formal sirve como sección para solicitar una acción concreta y mostrar gratitud hacia la persona a la que te diriges. Suele ser bueno equilibrar tu petición con una frase u oración de cortesía. Algunas frases de cortesía que puedes utilizar son
- Gracias por tu consideración y espero tener noticias tuyas pronto.
- Si tienes alguna pregunta o duda, no dudes en decírmelo.
- ¡Espero hablar contigo pronto!
- ¡Gracias por tus comentarios!
Al igual que un saludo formal por correo electrónico, la forma de escribir el final de un correo electrónico formal depende de las circunstancias. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, Jane Doe pregunta al Sr. Scott si puede entrevistarle para su redacción de la clase de Introducción al Periodismo. Es probable que Jane Doe tenga una fecha de entrega concreta para su redacción y necesite la respuesta del Sr. Scott antes de una fecha determinada para poder terminarla. En este caso, podría terminar su correo electrónico formal de la siguiente manera:
Por favor, hazme saber antes del 12 de noviembre si estás dispuesta a ser entrevistada. Si tienes alguna pregunta, estaré encantada de responderla. Gracias por tu tiempo, ¡y espero tener noticias tuyas pronto!
Atentamente,
Jane Doe
Este es un gran final de correo electrónico formal porque Jane Doe expone su petición y expresa su gratitud por el tiempo que el Sr. Scott pueda dedicar a leer y responder a su correo electrónico.
Correo electrónico formal: Firma
Al igual que el saludo formal, elegir una firma de correo electrónico formal adecuada es importante porque añade un tono de respeto al mensaje. Algunas firmas de correo electrónico formales y educadas son
- Atentamente
- Respetuosamente,
- Gracias de nuevo,
- Saludos cordiales,
- Saludos cordiales,
- Muy atentamente,
- Atentamente,
Al firmar tu correo electrónico formal, siempre debes empezar un nuevo párrafo para tu firma y un párrafo adicional para tu propio nombre. Es mejor firmar con tu nombre y apellidos en los correos electrónicos formales. Si escribes en nombre de una organización, pon su nombre debajo del tuyo. He aquí un ejemplo de formato de firma correcto:
Gracias por tu tiempo, y espero poder hablar contigo más sobre esto pronto.
Un cordial saludo,
Jane Doe
Periódico del Instituto XYZ
Correo electrónico formal: Consejos útiles antes de enviar tu correo electrónico
¡Enhorabuena! Ya casi estás listo para enviar tu correo electrónico, pero antes de hacerlo, repasa esta lista de comprobación para asegurarte de que tu correo electrónico es perfecto.
Fig. 3 - Envía un gran correo electrónico desde tu teléfono
- Corrige tu correo electrónico. Revisa siempre la ortografía y la gramática antes de enviarlo.
- Asegúrate de que envías el correo electrónico desde una dirección adecuada. Quieres que tu dirección de correo electrónico sea profesional, normalmente con el formato: firstname.lastname@xyz.com. No quieres enviar un correo electrónico formal desde una dirección como "catlover982@xyz.com".
- Comprueba dos veces la dirección de correo electrónico, el cargo y el nombre del destinatario. Después de todo este trabajo, ¡no querrás enviar tu mensaje a la persona equivocada! Tampoco querrás escribir mal su nombre o dirigirte a él por un título incorrecto (por ejemplo, Dr. Juan Pérez frente a Sr. Juan Pérez).
- Utiliza fuentes profesionales Utiliza fuentes como Arial o Times New Roman. En caso de duda, utiliza el tipo de letra predeterminado de la plataforma de correo electrónico.
- ¡No olvides adjuntar archivos! Tanto si envías tu currículum como un artículo de periódico, no olvides adjuntarlo a tu correo electrónico, ¡sobre todo si lo mencionas en el cuerpo del texto!
- Añade destinatarios CC o CCO Si quieres que tu correo electrónico se envíe a varias personas, no te olvides de la función de correo electrónico CC y CCO. Las líneas CC y CCO envían una copia de tu correo electrónico a otras personas. Si escribes la dirección de correo electrónico de una persona en la línea de copia oculta (Cc), la dirección de esa persona se muestra a todos los destinatarios del correo electrónico. Si escribes la dirección de correo electrónico de una persona en la línea de copia oculta (CCO), la dirección de correo electrónico de la persona se oculta a todos los destinatarios del correo electrónico.
Si has comprobado tu correo electrónico, ¡es hora de enviarlo!
Ejemplos de correos electrónicos formales
Aquí tienes algunos breves ejemplos de correos electrónicos formales que te pueden servir de inspiración para tus propios mensajes.
Fig. 4 - Ejemplo de un correo electrónico formal preguntando por un trabajo.
Fig. 5 - Ejemplo de correo electrónico formal enviado a un profesor. Correo electrónico formal - Puntos clave
- El tono de un correo electrónico formal es siempre profesional y educado.
- Los correos electrónicos formales siempre incluyen un saludo formal como "Estimado [nombre]" y una firma formal como "Atentamente".
- El cuerpo del correo electrónico formal debe ser conciso, directo y fácil de leer.
- Antes de enviar un correo electrónico formal, debes corregirlo en busca de errores ortográficos y gramaticales.
- Asegúrate de que envías el correo electrónico al destinatario correcto y de que te diriges a él con el nombre y cargo correctos.
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