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El cuerpo es una de las partes más importantes de un correo electrónico porque es donde el escritor explica por qué escribe al destinatario. Aprender a redactar un cuerpo del correo electrónico claro y conciso es fundamental para desarrollar una buena capacidad de comunicación.
Formato del cuerpo del correo electrónico
Después de saludar al remitente, el escritor debe pulsar "Intro" dos veces para dejar espacio entre el saludo y el cuerpo del correo electrónico. El cuerpo de un correo electrónico variará en función de cuál sea el contexto exacto, pero en general sigue el siguiente formato:
Línea introductoria
En la línea introductoria, el redactor debe empezar con un saludo cortés al destinatario. A veces, el remitente puede presentarse a sí mismo si no tiene relación con el destinatario. Por ejemplo, un estudiante podría abrir un correo electrónico a un profesor con la siguiente introducción:
Asunto: Solicitud de ayuda para la redacción de Historia
Estimado profesor Smith
Espero que este correo electrónico le encuentre bien. Me llamo John Smith y soy alumno de su clase de Introducción a la Historia Europea.
Aquí el escritor se dirige al profesor con un saludo cortés y le saluda en la primera línea. Esto expresa respeto por el destinatario. A continuación, el escritor se presenta para asegurarse de que el profesor sabe quién es.
La línea introductoria de un correo electrónico establece el tono y da forma a la impresión que el destinatario tiene del remitente. Los escritores deben utilizar un lenguaje amistoso y respetuoso en la línea introductoria.
Detalles principales
Tras presentarse a sí mismo y al tema del correo electrónico, el remitente debe explicar el punto principal del mismo. Por ejemplo, los temas más comunes son: hacer una pregunta al destinatario, proporcionarle información o darle las gracias. Esta sección también es donde el escritor debe proporcionar cualquier información específica importante. Por ejemplo, si invita al destinatario a un acto, debe incluir detalles como la hora y el lugar.
El escritor del ejemplo anterior podría pasar a los detalles principales de su correo electrónico así
Muchas gracias por tus comentarios sobre mi redacción sobre la Revolución Francesa. Te escribo porque todavía estoy un poco confuso sobre cómo elaborar un enunciado de tesis sólido. Me preguntaba si podría organizar una reunión online contigo para hablar de ello.
Los escritores deben utilizar siempre un lenguaje breve y sucinto en el cuerpo de un correo electrónico. Cuanto más directa sea la redacción, más probable será que el lector lea y comprenda todo el correo electrónico.
Información de seguimiento
Cuando un redactor espera una respuesta de un correo electrónico, debe explicar lo que espera al final del cuerpo del texto. Por ejemplo, si un redactor invita a un destinatario a un acto, debe explicarle cómo RVSP al final del cuerpo.
RVSP significa aproximadamente "por favor, responde" en francés, y procede de la expresión "répondez s'il vous plaît". Si ves las palabras RVSP en una invitación, ¡el autor quiere que respondas si vas a poder asistir!
El estudiante que escribe a su profesor para concertar una reunión podría incluir detalles como éstos
Estoy disponible el lunes y el jueves a cualquier hora. Por favor, hazme saber si alguno de esos días te viene bien. Muchas gracias.
Si adjuntas un archivo adjunto, los redactores deben indicar al destinatario qué se adjunta y por qué. Esto garantiza que el destinatario no pase por alto el archivo adjunto.
Imágenes o información adicional
A veces, los redactores también incluyen elementos visuales en sus correos electrónicos para ayudar a ilustrar un punto a los destinatarios. Por ejemplo, si una persona quiere la opinión de un destinatario sobre un nuevo diseño para el logotipo de una empresa, incluiría las imágenes del logotipo después de introducir el tema al principio del cuerpo del texto.
Los redactores también pueden copiar y pegar un PDF en el cuerpo de un correo electrónico. Al ver el PDF, deben hacer clic en "Editar" y luego en "Copiar archivo". Luego deben ir al cuerpo de su correo electrónico y pegar el archivo pulsando "Control" y "V" o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando "Pegar".
Los redactores deben elegir el tono del cuerpo del texto en función de su relación con el destinatario. Por ejemplo, si un estudiante escribe a un profesor, debe utilizar un tono académico formal. Sin embargo, si un alumno escribe a un amigo íntimo de su clase, podría utilizar un tono informal. Independientemente del nivel de formalidad, los redactores deben utilizar siempre un lenguaje educado y claro en el cuerpo de un correo electrónico.
Límite de tamaño del cuerpo del correo electrónico
El cuerpo de un correo electrónico no debe ser largo. A menudo, la gente no tiene mucho tiempo para leer correos electrónicos y hojea rápidamente varios a la vez. Los redactores deben esforzarse por utilizar un lenguaje breve que vaya directamente al grano.
Los sistemas de correo electrónico tampoco pueden procesar correos demasiado largos. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas de correo electrónico sólo procesan 524.000 caracteres en el cuerpo de un mensaje. El límite estándar para los archivos adjuntos es también de unos 20 megabytes (MB).
Si los correos electrónicos son breves, el destinatario tendrá menos tiempo para procesarlos. Con suerte, ¡podrán responder más rápidamente!
Ejemplo de cuerpo de correo electrónico
El cuerpo de un correo electrónico tendrá un aspecto diferente dependiendo de si es formal o informal.
Ejemplo de cuerpo de correo electrónico formal
El siguiente ejemplo muestra cómo un estudiante podría escribir un correo electrónico formal a un profesor.
Estimado Profesor Smith
Espero que este correo electrónico le encuentre bien. Me llamo John Smith y soy alumno de su clase de Introducción a la Historia Europea. Muchas gracias por sus comentarios sobre mi ensayo sobre la Revolución Francesa. Le escribo porque sigo un poco confuso sobre cómo elaborar una declaración de tesis sólida. Me preguntaba si podría organizar una reunión en línea contigo para hablar de esto. Estoy disponible el lunes y el jueves a cualquier hora. Por favor, hazme saber si alguno de esos días te viene bien. Muchas gracias.
Un saludo,
John Smith
Si una persona escribe un correo electrónico a un amigo o a un familiar, puede utilizar un tono más informal. Este es el aspecto que tendría el correo electrónico anterior si se enviara a un amigo:
¡Hola Katie!
¡Cuánto tiempo sin verte! Me está costando mucho esa redacción para la clase de historia. ¿Entiendes qué tipo de argumento tenemos que hacer? Además, si tienes libre la segunda hora el martes que viene y quieres que quedemos para hablar de ello, te lo agradecería mucho. Gracias.
-John
Observa cómo el autor del correo electrónico informal utiliza un lenguaje informal y contracciones. No se presenta porque ya conoce al destinatario, pero aun así da detalles concretos sobre la hora y el lugar, como el autor del correo formal.
Cuerpo del correo electrónico para enviar currículos
Escribir un correo electrónico para solicitar un empleo es una habilidad de escritura fundamental para todos los que buscan trabajo. A menudo, los reclutadores de empleo pedirán a los solicitantes que envíen un correo electrónico con un currículum. Para ello, tendrán que escribir un mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
Al enviar un currículum por correo electrónico, los solicitantes de empleo deben incluir textos educados en el cuerpo.
El cuerpo de un correo electrónico con un currículum adjunto no tiene por qué ser largo. Debe presentar al remitente y el puesto que solicita. También debe utilizar un lenguaje educado para demostrar que el solicitante es un candidato respetuoso. Por ejemplo, el siguiente ejemplo muestra cómo podría escribir un correo electrónico una persona que envía un currículum.
Estimado Director de Contratación,
Espero que este correo electrónico le encuentre bien. Me llamo Jane Richards. Le escribo en respuesta a la vacante de recepcionista en el banco KJF. Adjunto mi currículum y cartas de referencia. Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto conmigo en J.Richards@Email.com o en el +1 123-456-7890.
¡Espero tener noticias tuyas!
Saludos cordiales,
Jane Richards
Los redactores deben especificar el nombre del reclutador del puesto en el saludo del correo electrónico. Si el nombre del reclutador no es obvio, los solicitantes deben tratar de investigar un poco y averiguar a quién pueden dirigir la solicitud. Si aun así no hay nombre, escribir "Estimado Director de Contratación" o "Estimado Equipo del Departamento" sigue siendo aceptable.
Enlace en el cuerpo del correo electrónico
A menudo, los escritores necesitan incluir enlaces en el cuerpo de un correo electrónico. Para ello, el escritor puede ir a la pestaña "Insertar" y hacer clic en "Enlace". A veces este botón dirá "Hipervínculo" o tendrá el icono de abajo. Entonces el escritor puede copiar y pegar el enlace en el cuadro.
A veces, el icono de "Enlace" en un correo electrónico tiene este aspecto.
Los redactores también pueden incrustar un vídeo o una imagen haciendo clic en la pestaña "Insertar" y luego en el botón de imagen.
Cuerpo del texto - Puntos clave
- El texto principal de un correo electrónico se llama cuerpo.
- El cuerpo de un correo electrónico es donde el redactor explica el punto principal del mensaje.
- Los redactores deben utilizar un lenguaje sucinto y directo en el cuerpo de un correo electrónico.
- Al adjuntar un currículum, los redactores deben utilizar el cuerpo de un correo electrónico para presentarse a sí mismos y al puesto al que optan.
- Los redactores pueden añadir al cuerpo de un correo electrónico haciendo clic en insertar y luego en enlazar.
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