La mejor introducción de un correo electrónico
Presentar algo es darlo a conocer.
En la introducción de un correo electrónico, el redactor se da a conocer a sí mismo y su propósito.
Para asegurarse de que el destinatario lee todo el correo electrónico y envía una respuesta adecuada, el escritor debe ser conciso y considerado.
Las mejores introducciones de correo electrónico son directas y educadas. En general, las introducciones de correo electrónico empiezan con un saludo. Luego viene una frase de apertura cortés, seguida del tema principal del correo electrónico.
Por ejemplo, supongamos que un estudiante de secundaria quiere preguntar a un representante de admisiones de una universidad sobre un programa. En lugar de saltar directamente a sus preguntas, primero deberían decir algo como "Espero que este correo electrónico te encuentre bien". A continuación, el estudiante podría presentar quién es y por qué escribe. Esto demuestra que el escritor es respetuoso y valora el tiempo del lector.
Fig. 1 - La introducción de un correo electrónico es importante porque es la primera parte del correo que lee el lector.
Antes de escribir la introducción de un correo electrónico, los redactores deben escribir un asunto apropiado. La línea de asunto de un correo electrónico va en el cuadro de asunto encima del propio correo electrónico. El asunto indica al destinatario el tema del correo electrónico en unas diez palabras o menos. Es claro, conciso y específico, y resume el tema general sin demasiados detalles.
Por ejemplo, supongamos que un estudiante envía un correo electrónico al director de admisiones de una universidad con una pregunta concreta. El asunto no diría "Escribo para hacer una pregunta sobre la casilla tres de la solicitud para el programa de Ingeniería". En su lugar, podría decir: "Pregunta relativa a la solicitud de Ingeniería". Esto indica al asesor la idea general del correo electrónico, y luego puede leer la pregunta concreta en el propio correo electrónico.
Introducción formal del correo electrónico
Los redactores deben escribir correos electrónicos formales cuando se comuniquen con alguien con quien tengan una relación profesional o con alguien a quien no conozcan. Por ejemplo, los correos electrónicos a profesores y colegas suelen ser siempre correos formales.
Al escribir un correo electrónico formal, se debe abrir con una frase introductoria formal del cuadro siguiente, como "A quien corresponda". A continuación, el escritor debe utilizar al menos una frase que establezca respeto o aprecio por el destinatario, como "Espero que te vaya bien".
Si es la primera vez que un escritor envía un correo electrónico formal a una persona o grupo de personas, debe presentarse con su nombre completo y su relación. Por ejemplo, un alumno de una clase universitaria numerosa podría presentarse a su profesor de la siguiente manera:
Asunto: Pregunta sobre los requisitos del curso
Estimado profesor Roberts
Espero que haya pasado unas maravillosas vacaciones de invierno. Me llamo John Smith y soy alumno de su curso de Introducción a la Historia del Arte Europeo. Le escribo para preguntarle sobre los requisitos de este curso...
Los redactores deben empezar una nueva línea después del saludo para separar el cuerpo del correo electrónico.
Al escribir correos electrónicos formales, los redactores también deben evitar el uso de palabras o imágenes poco profesionales. Por tanto, no deben utilizar emojis, jerga o jerga de texto. Tampoco deben entrar en demasiados detalles sobre información personal o historias que no mencionarían en el lugar de trabajo.
Introducción de un correo electrónico informal
Al escribir un correo electrónico informal, los redactores no tienen que utilizar el mismo lenguaje formal que en un correo electrónico formal. Sin embargo, deben seguir siendo respetuosos y agradecidos. Los escritores escriben correos casuales a personas que ya conocen, como amigos, familiares y conocidos.
Los escritores también pueden utilizar un tono informal al escribir un correo electrónico informal. El vocabulario informal, la puntuación y la estructura de las frases conforman este tono. Los correos electrónicos informales pueden ser más directos y pueden incluir información personal. Por ejemplo, si alguien está escribiendo un correo electrónico a su mejor amigo, no tendría que hacer una declaración formal como "Espero que este correo electrónico te encuentre bien" y en su lugar escribiría algo como lo siguiente:
Asunto: ¡Comprobando!
¡Hola Katie!
¡Te echo mucho de menos! ¿Cómo está la familia? ¿Volveréis todos a la ciudad este diciembre?
En un correo electrónico informal, los redactores pueden incluir los elementos informales que deben evitar en los correos formales. Pueden incluir elementos como emojis, jerga textual, chistes internos y anécdotas personales, sobre todo si conocen bien al destinatario. Sin embargo, deben seguir demostrando respeto por el destinatario utilizando un lenguaje amable y manteniendo la claridad para garantizar que el destinatario pueda entender fácilmente el texto.
Líneas de asunto formales frente a informales
Las mismas reglas de formalidad se aplican a las líneas de asunto de los correos electrónicos formales. Cuando se escribe a un destinatario en un contexto profesional, los redactores deben ser lo más claros posible en el asunto. Deben ser específicos para que el destinatario sepa qué esperar cuando abra el correo electrónico. También deben mantener un tono profesional en el asunto y evitar el lenguaje informal. Por el contrario, los redactores pueden ser un poco más desenfadados en las líneas de asunto de los correos electrónicos informales. El siguiente cuadro muestra la diferencia entre líneas de asunto formales e informales en temas similares.
| Formal | Informal |
Consulta Re: Examen de ayer | Preguntas sobre el difícil examen de ayer |
Invitación a nuestra barbacoa Sab. 10 de abril | Barbacoa este sábado, ¿vienes? |
¡Gracias por tu tiempo hoy! | Muchas gracias. |
En un asunto de correo electrónico, "re:" es la abreviatura de "respecto a".
Frases de introducción al correo electrónico
Las frases que se deben utilizar en una introducción de correo electrónico dependerán de si el mensaje es formal o informal y del asunto general del mensaje. Sin embargo, la siguiente es una lista de frases generales que puedes utilizar para abrir un correo electrónico educadamente:
Saludos:
| Formal | Informal |
A quien corresponda | Hola |
Querido -, | ¡Hola! |
Hola, | ¿Qué tal? |
Buenos días, | ¡Feliz lunes! |
Buenas tardes | ¿Qué tal? |
Buenas tardes | ¡Hola! |
Cuando se escribe un correo electrónico formal, los escritores deben utilizar una situación antes del nombre del destinatario, como Sr., Sra. o Dr. Por ejemplo, si se escribe un correo electrónico a alguien llamado Juan Pérez, se debe escribir "Estimado Sr. Pérez". Utilizar saludos es una forma educada de dirigirse al destinatario y establecer un tono adecuado.
Fig. 2 - El saludo de un correo electrónico establece el tono.
Primeras líneas:
| Formal | Informal |
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. | ¿Cómo te va? |
Espero que te vaya bien. | ¡Cuánto tiempo sin verte! |
¡Fue maravilloso conocerte! | ¡Fue estupendo verte! |
Gracias por tu mensaje. | ¡Gracias por el mensaje! |
Los escritores deben asegurarse siempre de corregir los mensajes de correo electrónico en busca de errores gramaticales y ortográficos. La corrección garantiza que el destinatario entienda el mensaje. Escribir un correo electrónico sin errores gramaticales ni ortográficos también ayuda a garantizar que el escritor parezca profesional en un correo electrónico formal.
Ejemplo de introducción de correo electrónico
El siguiente es un ejemplo de correo electrónico formal que un estudiante de secundaria podría enviar a un profesor en relación con sus comentarios sobre una redacción.
Asunto: Solicitud de reunión de feedback
Estimado Profesor Smith
Espero que este correo electrónico le encuentre bien. Gracias por dedicar su tiempo a escribir comentarios detallados sobre mi trabajo de análisis literario. Le escribo para preguntarle si puedo concertar una reunión para hablar de sus comentarios....
Responder a un correo electrónico
Las mismas reglas de formalidad y tono se aplican al responder a un correo electrónico. Tras recibir un correo electrónico, se debe responder expresando gratitud por el correo o reconociendo su importancia. A continuación, se debe pasar a tratar el tema de la respuesta. Por ejemplo, un escritor podría empezar una respuesta formal a un correo electrónico con las siguientes líneas:
Estimado -, Gracias por tu mensaje. Te agradezco que te hayas tomado la molestia de ayudarme con este proceso. Sigo un poco confusa respecto al segundo paso. ¿Es posible que me envíes más recursos sobre ese paso?
Un escritor que elabore un correo electrónico informal sobre el mismo tema podría utilizar un tono más informal y escribir algo como esto:
Hola -, ¡Gracias por ayudarme! Pero sigo sin entenderlo. ¿Qué me está pidiendo el paso dos? ¿Tienes más información al respecto?
Observa cómo el escritor del segundo correo electrónico fue directamente al grano. Los escritores pueden ser un poco más sinceros en los correos informales porque conocen al destinatario. Sin embargo, el escritor respetó al destinatario expresando su gratitud en el correo informal.
Introducción del correo electrónico - Puntos clave
- La introducción es la primera parte de un correo electrónico que lee el lector.
- Un correo informal es un correo que un escritor envía a alguien que conoce.
- Un correo electrónico formal es un correo electrónico que un escritor envía a alguien que no conoce.
- En las introducciones de los correos electrónicos, los escritores deben utilizar palabras y frases que establezcan un tono respetuoso.
- Los correos electrónicos deben comenzar con un saludo, una declaración de apertura y, a continuación, el motivo del correo electrónico.
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